Muito se fala sobre como a digitalização permitiu que as empresas fossem mais produtivas, ganhassem tempo e, também, vantagens competitivas no mercado ao otimizarem os processos de dentro dos setores.

Porém, a digitalização também otimizou a guarda de documentos históricos e facilitou a vida para pesquisadores.

Você já parou para pensar na quantidade de documentos que o Brasil possui desde a carta de Pero Vaz de Caminha sobre o descobrimento até os dias de hoje? E já pensou em como é feito o armazenamento desses arquivos?

A digitalização desses documentos pode garantir que eles sejam bem preservados e que as informações contidas neles ficarão legíveis e em segurança por muito mais tempo.

E, quando se trabalha com uma grande quantidade de arquivos e documentos físicos antigos, o processo de digitalização exige cuidados especiais durante o procedimento.

Atas da Câmara ano 1758.

Além disso, diversos fatores precisam ser considerados e executados para garantir a segurança e a integridade dessas informações originais (os documentos físicos).

Questões importantes que vão desde o armazenamento, condições climáticas, limpeza e manutenção, até mesmo a prevenção para evitar quaisquer danos e perdas que possam ocorrer.

Por isso, nesse artigo nós vamos apresentar o nosso processo de digitalização usando como modelo o Instituto Histórico, Geográfico e Antropológico Brasileiro (IHGB).

Estamos digitalizando as edições, do período de 1921 a 1982, do jornal O Correio do Ceará. E o nosso principal objetivo é a conservação do acervo, pois pesquisadores do Brasil todo vem até o intuído pesquisar assuntos que foram divulgados nos jornais anos atrás.

Dessa forma, eles poderão continuar realizando suas pesquisas sem precisar manusear os documentos originais, pois devido a “idade” dos arquivos eles podem ser facilmente danificados.

Outra facilidade que será possível, devido à digitalização, é buscar por uma palavra-chave dentro do documento, e ainda poder enviar as informações mais importantes para outros pesquisadores que estejam em outra cidade.

No caso desses documentos que já são antigos e estão em um estado mais delicado de manuseio, é essencial que durante o processo de digitalização seja utilizado luvas e máscaras, tanto para manutenção do material, como para a segurança da pessoa que esta trabalhando. 

A digitalização em si de cada arquivo é feita através de uma câmera fotográfica específica que fica conectada ao computador, quando o arquivo é fotografado a imagem automaticamente vai direto para o computador e lá é feito o restante do processo como: tratamento da imagem digital para deixar as informações legíveis e pesquisáveis. Neste processo um profissional consegue digitalizar cerca de 400 páginas por dia.

Profissional da Fábricainfo fazendo a digitalização de um documento.

Apesar de parecer um passo simples, tirar a fotografia do documento, é de extrema importância que a pessoa que esteja realizando esse processo saiba sobre a configuração adequada da máquina fotográfica para regular corretamente a abertura e velocidade do ISO, assim como a regulagem da quantidade de luz adequada na hora de fotografar.

Outros arquivos que também estão sendo digitalizados para pesquisas e consultas internas são atas da câmara, relatórios policiais e livros. Entre esses, as atas são as mais antigas, datadas do período de 1758 a 1909.

Em casos de documentos muito antigos e que o manuseio precisa de cuidados únicos, é realizado um procedimento com folhas de arroz para que estes arquivos sejam melhor preservados durante todo o processo de digitalização.

No momento, os arquivos digitalizados do Instituto Histórico, Geográfico e Antropológico Brasileiro (IHGB) estão disponíveis apenas para pesquisadores, e caso alguém de outro estado solicite alguma informação eles fazem o envio do assunto solicitado pelo pesquisador.

Caso você queira saber mais detalhes sobre o processo de digitalização e como aplicar na sua empresa, ou instituição, entre em contato com o nosso consultor clicando aqui.