Conheça os benefícios de utilizar a microfilmagem de documentos na sua empresa

Cada vez mais se ouve falar nas formas de se reduzir a quantidade de papel nas empresas e seus mais diversos setores. 

O conceito paperless, já faz parte do  cotidiano de muitas corporações que desejam não apenas diminuir a papelada mas também  ter uma maior otimização em relação aos processos relacionados com a gestão documental.

Existem diversas maneiras e métodos de diminuir a produção e volume de documentos físicos armazenados dentro de uma empresa. Uma dessas maneiras é o processo de microfilmagem de documentos.

Nesse artigo você irá entender melhor sobre o que é esse processo e quais são as vantagens de investir nessa tecnologia.

O que é Microfilmagem?

A microfilmagem é um método utilizado para gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos através de um processo fotográfico.

Nesse processo o volume e o tamanho dos arquivos são reduzidos significativamente, o que torna a microfilmagem um método eficiente e prático para manter a integridade das informações e com conteúdo final fácil de ser guardado. Além disso, há longevidade, pois a vida útil de um documento microfilmado é de aproximadamente 150 anos.

E quais as vantagens de utilizar a microfilmagem? 

Mais do que reduzir a quantidade de espaço para guardar os documentos físicos através do processo de redução do volume dos arquivos, a microfilmagem possui outros inúmeros benefícios ao ser utilizada nas empresas. 

Confira abaixo as principais vantagens:  

1. Preservação e segurança da informação.

A microfilmagem possui duas formas de ser realizadas: a convencional e a híbrida. Na convencional os documentos são capturadas por meio de um processo fotográfico e transformados em imagens de documentos. Já a forma híbrida, ou eletrônica, ocorre a digitalização de documentos primeiro para depois microfilmar as informações através de um software de captura.

Ambos os métodos mantêm a integridade e a autenticidade das informações, apesar de a híbrida ter um grau mais elevado de segurança, pois elimina o risco de perda dos arquivos do acervo e evita a deterioração dos documentos por excesso de manuseio. 

Além disso, com a microfilmagem não há riscos de adulteração ou fraudes dos arquivos, pois as informações não têm como ser editadas. 

2. Maior economia de espaço e de custos

Com o processo de microfilmagem é possível ter uma maior otimização de espaço e se livrar de uma grande quantidade de documentos que ocupam espaços além do necessário. 

Para se ter uma ideia da dimensão de economia, um único rolo comporta em média 20.000 páginas, o que equivaleria a 4 gavetas de arquivos. 

Outro ponto a consideramos é o custo-benefício, uma vez que o procedimento de microfilmagem exige um baixo investimento e evitará gastos realizados com a guarda e manutenção dos arquivos físicos. 

3. Validade Jurídica e durabilidade 

O processo de microfilmagem é tão importante que possui uma lei própria aprovada desde 1968. A Lei da Microfilmagem (Lei 5.433/68) assegura a autenticidade da microfilmagem de documentos no país, ou seja, esse processo tem o mesmo valor jurídico que se possui o documento original.

Além de ter valor legal, os microfilmes possuem uma durabilidade garantida pelas normas ISO E ANSI e sua vida útil pode durar mais de 100 anos, o que é ideal para empresas que querem reduzir a papelada, mas precisa manter os arquivos por causa do tempo de vida de cada documento. 

A microfilmagem ainda é um das formas mais seguras de armazenar seus documentos e manter a integridade da informação e está presente nos mais diversos setores. 

Caso quera saber mais sobre essa metodologia e como aplicá-la ao seu negócio, entre em contato conosco! 

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