Independente do tamanho do negócio, ou do setor no qual atue, ter um grande volume de documentos é algo comum do cotidiano corporativo por conta dos processos e demandas que fazem parte da rotina. 

Com o tempo, esse acúmulo de arquivos pode ocasionar alguns problemas relacionados a gestão, ainda mais quando se possui dúvidas em relação ao manuseio, armazenamento e prazo de guarda desses documentos.

Para driblar essas adversidades e conseguir otimizar o processo relacionados ao gerenciamento de arquivos muitos setores recorrem à Tabela de Temporalidade.

Essa ferramenta é de extrema importância para a guarda documental sendo aplicada como uma norma para preservar e manter adequadamente a papelada de uma empresa.

Nesse artigo, falaremos um pouco mais sobre essa tabela e os benefícios que sua aplicação traz aos negócios. Acompanhe nosso artigo para saber mais sobre o assunto.

O que é a Tabela de Temporalidade Documental?

A Tabela de Temporalidade Documental, ou como também é chamada de TTD, trata-se de uma ferramenta que apresenta a cada documento o seu respectivo ciclo de vida, frequência de uso, destinação final e período de guarda.

Pode ser utilizada nos mais diversos setores, tais como a área contábil, fiscal, jurídica e também no departamento pessoal e seu objetivo é orientar gestores a organizar com mais facilidade os arquivos dentro de um determinado período.

A TDD deve seguir as normas definidas pelo – Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) que estabelece as políticas nacionais de arquivos públicos e privados.

Qualquer que seja a sua forma de utilização, a tabela tem como principais finalidades apresentar os prazos de: 

• armazenamento e manutenção de cada documento no arquivo corrente operacional;
• o tempo no qual eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário;
• a duração que devem ser mantidos até sua transferência para o Arquivo Inativo onde será definido seu descarte ou guarda permanente.

A tabela de temporalidade tem caráter normativo institucional e é válido para auxiliar na gestão de documentos de qualquer negócio, principalmente os que possuem um volume considerável de arquivos físicos.

Qual a importância e os benefícios da Tabela de Temporalidade Documental?

Os documentos são essenciais para o bom funcionamento da empresa, pois eles são importantes fontes de informação e possuem um grande valor jurídico e administrativo, uma vez que servem como comprovantes da situação da empresa e do cumprimento das normas.

Por essa razão, a tabela de temporalidade torna-se uma ferramenta indispensável para manter a conformidade em relação às regras de cada documento, ajudar na organização e evitar possíveis danos no armazenamento dos arquivos e processos jurídicos.

Além disso, há outros benefícios atrelados ao seu uso, como, por exemplo: 

✔ mais agilidade para localizar informações;

✔ maior organização operacional e otimização de fluxos;

✔ mais eficiência no processo de gestão de documentos;

✔ redução do espaço físico para armazenar os documentos;

✔ redução de custos;

✔ entre outros.

A tabela de temporalidade documental é a base de um bom processo de guarda e gestão de arquivos de uma empresa.

E para ter melhores uma otimização dos processos de guarda de arquivos, é recomendando dispor de uso de tecnologias e contar com uma empresa especializada em gestão de documentos.

A Fábrica possui soluções tecnológicas inovadoras para manter o fluxo do seu negócio mais ágil com segurança e praticidade.

Agende uma consultoria e saiba como podemos te ajudar a ter mais controle, organização e produtividade na sua empresa!