Descubra se a sua empresa deve terceirizar a guarda física de documentos

Qualquer empresa seja ela de pequeno, médio ou grande porte, é gerado uma grande quantidade de papéis. Esses documentos são resultados de todas as decisões, métricas, relatórios, notas, contratos, dentre outros.

E o Recursos Humanos por ser o setor responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa, é nele que se concentra a maior parte dos arquivos da empresa.

Por consequência é o setor que mais deve se preocupar com uma boa gestão de documentos para que tudo seja preservado e mantido em segurança e sigilo.

Dessa forma, a guarda de documentos se tornar uma parte importantíssima da organização, não apenas desse setor, mas da empresa como um todo.

O processo de armazenamento de documentos garante segurança jurídica, fiscal e trabalhista, sendo possível evitar problemas maiores como multas e penalidades impostas à empresa.

Além disso, a organização e segurança desses arquivos é de fundamental importância para o crescimento de sua empresa.

Porém, apesar de a guarda física de documentos ser algo essencial para inúmeras empresas, algumas deveriam pensar em terceirizar esse serviço, pois assim elas poderão reduzir os custos e manter a empresa produtiva enquanto a prestadora de serviços cuida dos documentos. 

Quais empresas devem terceirizar a guarda de documentos?

Algumas empresas têm o fluxo de documentos menores que outras, enquanto alguns negócios conseguem armazenar todos os seus arquivos em poucas gavetas, outras precisam de uma sala inteira.

E são esses detalhes que deverão pesar na hora de analisar a sua realidade e decidir se deve fazer a guarda de documentos na sua empresa, ou terceirizar.

Além disso, outras coisas também devem entrar em questão no momento dessa decisão como, por exemplo, seus documentos estão realmente seguros de incêndio, umidade, traças e furto?

Essas questões são relevantes porque em muitas situações, até mesmo por falta de conhecimento, o espaço destinado ao arquivo não possui as condições adequadas de armazenagem dos documentos. 

Muitas vezes, os arquivos são colocados em porões, salas onde passam os encanamentos das empresas, dentre outras coisas que podem eventualmente danificar a integridade dos documentos.

Outro fator que deve ser analisado é a questão financeira, pois ao armazenar os documentos na própria empresa deve ser calculado o custo de manutenção e gestão desses arquivos, o que muitas vezes ao terceiriza o serviço esses custos são reduzidos.

Somente após estudar todos esses pontos e mais alguns que você considera relevante para a sua empresa é que deve ser respondida à pergunta: minha empresa deve, ou não, terceirizar a guarda física de documentos?

Além disso, outro fator de extrema importância na hora de contratar uma prestadora de serviço é escolher uma empresa que tenha experiência no mercado e atenda as suas necessidades.

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