Digitalização de documentos: Qual o melhor formato para converter seus arquivos?

Para facilitar a produtividade e otimizar os processos do negócio, muitos empreendedores estão optando por aderir à digitalização de documentos nas suas empresas. 

Mas, apesar do crescimento dessa atividade no mundo corporativo existem diversas dúvidas que cercam esse procedimento.

Uma das questões é em relação aos formatos existentes e que são possíveis de escolher na hora de realizar a digitalização de documentos.

Por isso, nesse artigo vamos citar alguns dos principais formatos e suas principais características para facilitar na hora de converter seus aquivos. Para saber mais, basta continuar a leitura.

Quais formatos podem ser usados para digitalizar os arquivos?

Existem diversos formatos que podem ser utilizados para converter seus arquivos físicos em digitais. 

Dentre os possíveis formatos, os mais utilizados são:

TIFF – Tagged Image File Format

O TIFF foi desenvolvido em 1986 por um grupo de colaboradores da Aldus Corporation. 

É um formato composto por pixels, criado especialmente para imagens digitais e permite armazenar imagens bitmap em alta qualidade em preto e branco ou cores reais. 

Esse formato suporta diversas resoluções e é geralmente utilizado na hora de criar arquivos que possam trocar informações ou ser utilizados em vários programas como editoração eletrônica e software gráfico. Esse tipo de arquivo pode ser utilizado quando a digitalização possui OCR sendo possível converter os documentos em arquivos editáveis.

JPEG –  Joint Photographics Experts Group

O JPEG. é um dos formatos mais populares e um dos padrões da internet. Frequentemente utilizado para enviar imagens por e-mail. 

É um formato de imagem que permite uma alta compressão de dados de imagem, o que facilita seu armazenamento e sua distribuição, porém quanto maior a compressão menor a qualidade da imagem. Se sua compressão não for exagerada é um arquivo bom o suficiente para ser utilizado.

PNG – Portable Network Graphics

Criado em 1996 para substituir o formato GIF que só permitia trabalhar com um esquema de 256 cores, o PNG suporta mais cores, mantém o fundo transparente e possui uma ótima capacidade de compressão, que gera imagens de alta qualidade e tamanhos razoáveis para os padrões da internet atual.

PDF – Portable Document Format

O Portable Document Format que em sua tradução do inglês significa Formato Portátil de Documento é um formato de arquivo desenvolvido pela Adobe Systems no ano de 1993.

É o formato mais utilizado para documentos em geral, pois tem um bom equilíbrio de tamanho e qualidade, possui um formato aberto que pode ser usado em qualquer software.

É ideal para a visualização de arquivos devido a sua segurança, pois uma vez que os documentos são convertidos para este formato, não podem ser alterados. 

Os arquivos transformados em PDF são visualizados de maneira idêntica ao seu original, mantendo a integridade da informação. É um formato bastante utilizado para digitalização de documentos que utilize também algum sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 

E qual o melhor formato para a digitalização de documentos?

É difícil dizer qual o melhor formato, pois é algo bastante relativo. Para cada arquivo ou documento existirá um formato que melhor atenderá as necessidades de modo a garantir a qualidade e a integridade de todas as informações.

Na Fábricainfo, todos esses elementos são considerados na hora de digitalizar os documentos e todo o procedimento é realizado de forma a assegurar a legalidade dos seus arquivos. 

A Assinatura de Digitalização, o nosso novo pacote, conta com os equipamentos mais modernos para realizar a digitalização e através da tecnologia OCR permite que as informações possam ser localizadas de maneira simples e rápida.

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