Os avanços da tecnologia, tornaram possíveis iniciativas cada vezes diferenciadas e diversificadas para transformar os processos das empresas e deixar as rotinas de trabalho mais otimizadas, dinâmicas e eficientes. 

Entre os recursos tecnológicos, uma ferramenta que pode se tornar uma grande aliada para as empresas em 2023 é a gestão eletrônica de documentos, popularmente conhecida como GED. 

A gestão eletrônica de documentos, quando implementada, consegue proporcionar vários benefícios para as empresas, independente do setor, do tamanho ou do ramo em que se atua. 

Por isso, neste artigo iremos pontuar 5 fatores decisivos que te ajudarão a aderir esta tecnologia no próximo ano.

Para saber mais, basta acompanhar a leitura.

O que é GED? E qual a importância dessa ferramenta?

A Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida por sua sigla GED, trata-se de um sistema para auxiliar na manutenção e produção documental por meio da digitalização, tornando o fluxo do trabalho mais dinâmico, seguro e interligado com outros departamentos, aumentando assim a conectividade e produtividade. 

Através de uma plataforma, ou software, as informações físicas da empresa, sejam documentos imagens ou dados de voz são convertidos em um formato digital conhecido como digitalização que capta e armazena todo conteúdo para poder ser acessado de forma remota e segura em qualquer lugar. 

5 fatores para aderir a Gestão Eletrônica de Documentos

Entre os desafios empresariais para o próximo ano, estão aumentar a capacidade de adaptação, melhorar a eficiência operacional e agilizar os processos documentais, para isso a digitalização é uma das alternativas mais capacitadas para trazer resultados positivos.

Listamos abaixo cinco fatores relevantes que a Gestão Eletrônica de Documentos oferece aos mais diversos segmentos: 

1. Segurança

De acordo com dados da pesquisa “Acelere o impulso digital e transforme seu ambiente de trabalho com a digitalização de documentos: um destaque para o Brasil” realizado pela Forrester Consulting, uma das principais prioridade para os tomadores de decisão no nosso país será a segurança dos dados e a gestão documental é uma forte aliada já que esse procedimento ajuda a aumentar a segurança, a privacidade das informações facilita o gerenciamento de identificação e coloca os arquivos conforme as regulamentações.

2. Transformação digital no setor público

Sabemos bem como os processos são complexos e por muitas vezes burocráticos em instituições públicas que exercem um papel fundamental para a sociedade. Com a transformação de documentos físicos para digitais, as interações com setor público terá mais agilidade, prestando assim um melhor serviço para a comunidade.

3. Experiência do consumidor 

A mesma pesquisa citada anteriormente, realizada pela Forrester Consulting, mostra que 66% dos tomadores de decisão no Brasil identificaram que a realização de processos on-line de documentos aumenta a satisfação do cliente, já que o usuário não precisa se deslocar para realizar suas transações. Além disso, essa satisfação converte-se em melhores resultados financeiros e aumento significativo da receita.

4. Experiência do colaborador

Automatizar a gestão documental, aumenta a produtividade dos colaboradores já que haverá uma redução de trabalhos manuais, aumentando o tempo útil para atuarem de forma mais estratégica em seus setores. 

5. Sustentabilidade

Por último, mas não menos importante, a gestão eletrônica de documentos possibilita ganhos em termos de sustentabilidade. Com menos impressões e cópias há uma redução do uso de papel e consequentemente a preservação do meio ambiente. 

Como podemos observar, o principal objetivo da Gestão Eletrônica de Documentos é facilitar a organização das informações, para que os arquivos estejam disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos, além de garantir a integridade, autenticidade e segurança de todo material inserido no sistema e diminuir os impactos ambientais e a burocracia dos procedimentos.

Para o ano que vem, digitalizar os processos e aderir a um sistema de gestão eletrônica pode ser a diferença para ter mais assertividade e agilidade na sua empresa. 

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Até mais.