Gerenciamento de documentos: saiba mais sobre a consultoria documental

A consultoria documental tem se tornado uma prática cada vez mais comum em empresas que buscam melhorias e otimização da sua rotina de trabalho.

Não possuir uma boa sistemática de organização pode culminar em consequências extremamente negativas.

Com uma metodologia eficiente de armazenamento de dados e informações, um empreendimento pode evitar, por exemplo, a perda de um documento importante que comprometa todo o futuro da empresa.

A consultoria documental é o primeiro passo para ter de vez o controle e organização de toda a papelada de sua empresa.

O que é consultoria documental?

Tão importante quanto gestão financeira, contábil ou empresarial, a consultoria documental é uma prestação de serviços no ramo da gestão documental.

Com o grande volume de informações geradas nos dias de hoje, é inviável organizar de forma manual todos os documentos de uma empresa, principalmente quando todo procedimento é feito por alguém que não tem conhecimento no assunto.

Os consultores de gestão documental têm por objetivo organizar todos os documentos – de forma personalizada, avaliando a melhor estrutura para cada tipo de empreendimento ou instituição – e armazená-los.

Há ferramentas que possibilitam digitalizar todos os documentos, sendo essa uma estratégia básica para quem deseja manter a organização de todos os seus arquivos. Esse, portanto, é o primeiro passo.

Digitalização

Tendência na era da tecnologia, a digitalização deve ser feita com as melhores ferramentas disponíveis no mercado. Todos os dados e informações são digitalizados na íntegra e determinados documentos passam a ter validade legal.

Armazenamento

 Após digitalizar os documentos, é necessário armazená-los em algum servidor para que o acesso seja facilitado. Uma boa empresa de consultoria documental consegue alocar os arquivos de tal forma que o acesso a cada um deles se torna rápido e prático.

Evitando as horas e horas gastas na procura de uma simples informação, já que com apenas alguns cliques o documento será encontrado.

Acesso

 A plataforma de acesso pode ser implementada de diferentes maneiras. É interessante que o acesso seja via web, por exemplo, porque isso dá a possibilidade de acessar os dados a qualquer momento e em qualquer lugar.

Qual a melhor solução no mercado?

A Fábricainfo, especialista em consultoria e gestão documental, possui um moderno processo de digitalização e gerenciamento de documentos. Com equipamentos de última geração e uma rigorosa política de segurança da informação, seus documentos serão digitalizados e armazenando de forma eficaz e otimizada. Saiba mais, solicite já uma consultoria gratuita com os nossos especialistas em gestão documental.

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