Gerenciamento eletrônico de documentos: saiba como manter os prazos de descarte eletrônico

Costumávamos dizer que os documentos digitais eram o futuro, mas agora, podemos dizer que o documento digital já é o presente. Apesar de ocupar pouco espaço dentro de dispositivo de armazenamento, é comum querermos descartar alguns arquivos de vez em quando. Mas há uma dúvida que sempre surge no momento de excluir aquele arquivo antigo: afinal, depois de quanto podemos descartar os documentos eletrônicos?

A regra para armazenamento de documentos eletrônico segue os mesmos padrões de descarte dos documentos físicos.  A crença popular é que após cinco anos da produção de documentos, podemos nos desfazer destes, pois perderia, nesse prazo, a necessidade de serem mantidos. Porém, essa crença não procede.

Após cinco anos, o documento pode até perder o valor administrativo, mas ainda resta o valor legal, histórico, cultural ou de prova. Confira abaixo algumas normas existentes para descartar seus documentos eletrônicos de forma correta

Confira os prazos para a guarda dos documentos mais utilizados no dia a dia

Os prazos para a guarda de documentos vão variar e devem ser definidos por uma tabela de temporalidade que atenda a legislação vigente.

Decidimos reunir os documentos mais usados no dia a dia e especificar por quanto tempo devem permanecer armazenados.

Tributos

Comprovantes de tributos, como IPTU, Imposto de Renda, e outros devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos débitos. No caso do Imposto de Renda, todos os documentos comprobatórios da declaração também devem ser arquivados pelo mesmo prazo.

Aluguel e condomínio

Os recibos de quitação de aluguéis e condomínio devem ser mantidos durante todo o contrato. E, ao fim dele, os comprovantes de pagamento de aluguel devem ser armazenados por três anos. Já os de condomínio, Miragem recomenda que sejam guardados por dez anos, pois não há prazo especificado no Código Civil.

Comprovante de caixa eletrônico

O consumidor tem direito a documento comprobatório que dure o suficiente para evitar cobranças indevidas no prazo de prescrição. O consumidor que mora no Estado de São Paulo poderá se valer da Lei 13.551/09 que obriga a emissão de documento durável para este fim. Todos os consumidores estão protegidos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Miragem orienta a fazer fotocópia ou foto do recibo, já que a maioria apaga. Ambas as provas, no entanto, podem ser questionadas na Justiça.

Água, luz, telefone, escola…

Os serviços prestados de forma contínua, como fornecimento de água, energia elétrica, telecomunicações, instituições de ensino e cartão de crédito, de acordo com a lei 12.007/2009, devem ser mantidos por cinco anos. Podendo os recibos mensais serem substituídos pela declaração anual de quitação.

Nota fiscal e garantias

Notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis, recibos de pagamento e certificados de garantia devem ser guardados durante a vida útil do produto/serviço, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

Produtos perecíveis

As notas de compras, em lojas e supermercados, de produtos perecíveis devem ser arquivadas por um mês, pelo menos. Caso um item apresente problemas, poderá ser trocado com a apresentação do cupom fiscal. Em caso de consumir um produto estragado e ter prejuízo de saúde ou financeiro, o consumidor deve guardar a nota por cinco anos, prazo em que poderá ingressar com pedido de indenização na Justiça.

Plano de saúde

Proposta e contrato de planos de saúde devem ser guardados por todo o período em que estiver em vigor. Recomenda-se ter sempre em mãos, ao menos, os recibos de 12 meses anteriores ao último reajuste. O contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral: qualquer reclamação ou ação judicial deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, são cinco anos.

Seguro

Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência do contrato. Mesmo que haja alteração contratual durante a vigência, o documento não deve ser descartado.

Recibo escolar e cartão de crédito

Em caso de perda dos comprovantes de pagamento do cartão de crédito ou da mensalidade escolar, que devem ser guardados por cinco anos, pode-se pedir à empresa um extrato ou declaração anual comprovando o pagamento, com base no artigo 6º inciso III, do CDC.

Extratos de bancos

Recomenda-se que os extratos, como forma de demonstração da movimentação bancária, sejam guardados por um ano. Além dessa função, lembra o Idec, eles podem servir de comprovantes de pagamento para contestar eventuais cobranças. Caso o consumidor não os tenha, poderá exigir esses extratos da instituição financeira.

Recibo de pagamento, salário e inss

Se você contrata funcionários ou mesmo empregados domésticos, deve manter por cinco anos os recibos de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, além do controle de ponto. O mesmo vale para os recibos de pagamentos de profissionais liberais, como médicos, professores e advogados.

Quitação anual

De acordo com a Lei 12.007/2009, todas as prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a fornecer a declaração anual de quitação. Esse documento deve ser enviado ao consumidor até maio. De acordo com a própria lei, a declaração substitui os demais comprovantes do ano de referência.

Sistema Godocs, a solução ideal

Devido a grande quantidade de documentos usados no dia a dia, é comum que haja uma confusão no momento de armazenar e gerenciar os documentos eletrônicos. A solução de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) Godocs é um sistema simples e intuitivo que vai ajudar você a manter seus arquivos eletrônicos organizados e fácil de acessar. Clique e conheça o melhor sistema de GED do Brasil.

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