Gestão de documentos: saiba como organizar os documentos do seu dia a dia

O Gerenciamento de Documentos não é um processo exclusivo de empresas, a organização de arquivos é necessária no dia a dia de qualquer cidadão. Não importa a quantidade de documentos que você tenha, é preciso desenvolver um método de armazenamento para todos os seus arquivos.

Especialista em gestão de documentos, decidimos mostrar como organizar seus arquivos de maneira correta e segura.

Primeiramente, você deve saber que apenas guardar seus documentos não é suficiente. A organização é o que irá otimizar seu tempo e trazer mais segurança aos seus arquivos.

A digitalização de seus documentos é a melhor saída para acabar com as pilhas de papeis e desorganização. Porém, sabemos que muitos comprovantes, infelizmente, ainda são emitidos de forma física. Caso você não consiga digitalizar seus documentos, pastas ou caixas podem ser a melhor saída.

O primeiro passo é a separação das caixas ou pastas por data. Dentro dessas pastas separe seus arquivos pela natureza do documento: por exemplo, pagamento da escola em uma divisória, prestações de carro em outra, pagamento de seguros em outra, e assim sucessivamente, e preferencialmente em ordem alfabética.

A identificação das pastas é fundamental para facilitar a visualização do conteúdo, pois irá evitar que no momento de buscar qualquer arquivo, sejam reviradas as pastas, consequentemente trocando tudo de lugar.

Não perca tempo com documentos desnecessário, ou seja, que já tiveram a sua data de validade expirada. Confira abaixo uma lista de alguns documentos e por quanto tempo devem ser armazenados.

Documentos que devem ser guardados por 1 ano

  • Contratos de seguro
  • Canhotos do cartão de crédito
  • Extratos bancários e dos cartões de crédito

Documentos que devem ser guardados por 5 anos

  • Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)
  • Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)
  • Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)
  • Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais
  • Comprovantes de pagamento de aluguel
  • Comprovantes de pagamento de cartões de crédito
  • Comprovante de pagamento de mensalidades escolares
  • Comprovante de pagamento de cursos livres

Documentos que devem ser guardados por 10 anos

  • Declarações de quitação do pagamento de condomínio

Quais documentos guardar para sempre

  • Documentos pessoais
  • Certidões
  • Passaportes
  • Escrituras
  • Carnês do INSS
  • Hollerites
  • ‘Testamento

A correta organização dos documentos vai lhe poupar de diversos problemas, como por exemplo, cobranças repetidas, garantias de produtos que ainda podem poupar custos de assistência técnica e outros inconvenientes do seu dia a dia financeiro.

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