Gestão de documentos: uma poderosa aliada para os escritórios de contabilidade

A contabilidade é um dos serviços que geram e dependem do manuseio de inúmeros documentos gerados diariamente, e por isso exige do profissional uma elevada capacidade de organização dessas informações.

Não apenas para manter o ambiente de trabalho arrumado, mas para facilitar a busca de dados dentre tantos documentos e arquivos que estejam sobre guarda do contador.

Dessa forma, uma boa gestão de documentos se torna essencial para os profissionais que buscam melhorias e otimização da sua rotina de trabalho.

Com uma metodologia eficiente de armazenamento de dados e informações, um empreendimento pode evitar, por exemplo, a perda de um documento importante que comprometa todo o futuro da empresa.

E a consultoria documental é o primeiro passo para ter de vez o controle e organização de toda a papelada de sua empresa.

O que é consultoria documental?

A consultoria documental é uma prestação de serviços no ramo da gestão documental.

Com o grande volume de informações geradas no dia a dia do setor contábil, muitas vezes se torna inviável organizar de forma manual todos os documentos gerados, principalmente, quando todo procedimento é feito por alguém que não tem conhecimento no assunto.

Os consultores de gestão documental têm por objetivo organizar todos os documentos – de forma personalizada, avaliando a melhor estrutura para cada tipo de empreendimento ou instituição – e armazená-los.

Há ferramentas que possibilitam digitalizar todos os documentos, sendo essa uma estratégia básica para quem deseja manter a integridade dos seus documentos, além de ter uma garantia que eles não sofrerão danos devido a umidade, armazenamento indevido etc. Esse, portanto, é o primeiro passo.

Porém, a consultoria documental é apenas o primeiro passo, e para manter a rotina da sua empresa sempre otimizada é necessário um bom sistema de gestão de documentos, pois com ele é possível rastrear, gerenciar e armazenar documentos. 

Com o auxílio da ferramenta, também será possível reduzir o uso do papel, ter compartilhamento de informações e fácil acesso aos arquivos. Na prática, a ferramenta irá ajudar você a atender seus clientes com muito mais eficácia e eficiência.

Veja os benefícios de um sistema de gestão documental:

  • Aumento da eficiência e produtividade, com busca instantânea de documentos e processos;
  • Ciclos de processos de negócio mais rápidos;
  • Armazenamento seguro;
  • Cumprimento regulamentar, requisitos legais e de qualidade;
  • Eliminação de papel reduzindo custos, taxas, armazenamento e transporte;
  • Consistência de operações de negócios e rastreamento de documentos;
  • Verificação automática da falta de documentos em processos;

A Fábricainfo, especialista em consultoria e gestão documental, possui um moderno processo de digitalização e gerenciamento de documentos. 

Com equipamentos de última geração e uma rigorosa política de segurança da informação, seus documentos serão digitalizados e armazenados de forma eficaz e otimizada. 

Além disso, disponibilizamos da mais moderna ferramenta para Gestão de Documentos do mercado, o GoDocs

Ela inclui toda a infra-estrutura que você necessita para capturar, gerenciar e compartilhar informações seguras dentro do seu negócio.

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