Mitos e Verdades sobre a digitalização de documentos

A tecnologia influencia e transforma diversos setores ao nosso redor todos os dias. A forma como nos comunicamos, como fazemos compras e até mesmo como trabalhamos são influenciadas por ferramentas digitais.

Dentre os inúmeros processos que fazem parte da rotina dos negócios, está a digitalização de documentos. 

Cada vez mais comum nas corporações a digitalização tem como objetivo otimizar os processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e tornar com documentos mais seguros.

Por isso, para você poder ficar ainda mais por dentro desse método que vem crescendo no nosso país e traz inúmeros benefícios para os negócios, selecionamos alguns mitos e verdades que são comuns em relação a digitalização de documentos. 

Confira com a gente quais são:

 ➩ A digitalização de documentos traz maior conformidade legal para a empresa

Verdade. O processo de digitalização é conhecido por trazer inúmeras vantagens aos negócios. Uma dessas vantagens é segurança e preservação das informações. 

Através das tecnologias utilizadas na digitalização é possível garantir que seus documentos estejam seguros e de acordo com as leis vigentes.

Principalmente com relação à  Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que exige uma série de cuidados com o tratamento dos dados e requer uma maior atenção para que a informação disponibilizada pela sua empresa corresponda às suas regras.

➩ Documentos digitalizados podem ser descartados

Verdade. Os padrões de descarte de documentos são regulamentados pelo Decreto n.º10.278/2020 que estabelece requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados de modo a garantir que os arquivos digitalizados possuam os mesmos efeitos legais que suas versões físicas. 

Isso significa que os documentos uma vez digitalizados seguindo as normas do Decreto, terão a mesma força e validade dos documentos originais, podendo assim ser descartados após o procedimento de digitalização desde que não apresentem valor histórico.

Os documentos digitalizados tem sua validade concedida perante a lei, permitindo o descarte de seus arquivos físicos desde que assegurem:

✔ a integridade e a confiabilidade: a versão digital precisa ser idêntica ao original e ter prova de sua autoria e integridade;

✔ a rastreabilidade e a auditabilidade: o sistema utilizado no processo de digitalização deve informar todo o histórico de execução;

✔ o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

✔ a confidencialidade, quando aplicável: o sistema ou programa de digitalização deve conceder níveis de acesso diferentes de segurança conforme os parâmetros de confidencialidade

✔ a interoperabilidade entre sistemas informatizados: que garanta que o documento possa ser aberto e reproduzido da mesma forma salvos em outros sistemas.

Entretanto, para eliminar definitivamente o documento físico é necessária uma avaliação para definir seu destino de acordo com seus prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais se referem.

 ➩ A digitalização de documentos eliminará toda a papelada da empresa

Essa é uma meia verdade. Ainda que a digitalização de documentos possa substituir grande parte dos arquivos físicos, sendo possível até mesmo realizar o descarte correto após torná-los digitais, alguns documentos, mesmo digitalizados ainda precisarão permanecer na empresa por questões legais.

Entretanto, o conceito paperless está diretamente relacionado com o processo de digitalização, uma vez que há uma diminuição efetiva da quantidade de papéis na empresa, além da redução de impressão, espaço e custos com cópias, armazenamento e manutenção de documentos físicos.   

➩ A digitalização de documentos só compensa para grandes empresas

Mito. Há quem acredite que apenas as grandes empresas conseguem realmente ter as vantagens da digitalização e pagar por esse serviço, mas não é verdade.  Muitas empresas de pequeno e médio porte podem e devem realizar a digitalização de documentos e ter os benefícios que as grandes corporações possuem ao realizar esse procedimento. 

A principal diferença nesse caso, é que grandes empresas possuem grandes quantidades de arquivos, necessitando assim de uma demanda maior de pessoas para cumprir esse processo, tornando assim o valor do investimento mais alto.

Entretanto, já existem serviços de digitalização pensados exclusivamente para negócios menores, como escritórios de contabilidade, de advocacia, imobiliárias, entre outros beneficiários. 

Um exemplo disso é a digitalização em pacotes da Fábricainfo, onde a empresa contrata e paga um valor de acordo com a quantidade de caixas que envia com documentos para serem digitalizado. 

O custo tende a ser menor, pois se trata de um processo realizado apenas por uma pessoa e possui o mesmo nível de segurança e qualidade dos outros serviços prestados pela Fábricainfo.

➩ A digitalização de documentos é um procedimento caro

Essa afirmação vai depender do ponto de vista. Quem enxerga como um gasto pode achar seu valor alto, mas quem vê como um investimento conseguirá visualizar o custo benefício a médio/longo prazo, uma vez que não será mais necessário tantas despesas com impressão, cópias, armazenamento e manutenção dos arquivos físicos.

➩ Posso digitalizar meus documentos por conta própria e assim trazer benefícios para meu negócio.

Mais uma meia verdade. De fato, nada impede que um empreendedor, gestor ou colaborador possa realizar a digitalização de documentos, mas não seria uma ação que traria bons resultados, pelo contrário. 

Quando falamos de digitalização de documentos, nos referimos a um processo que vai muito além de apenas escanear um arquivo e ter sua versão digital. 

A realização desse procedimento engloba desde a separação de documentos físicos, retiradas de clips e grampos, passando pelo tratamento de controle e imagem ao serem escaneados até a indexação que é um processo que torna os arquivos mais organizados e fáceis de serem localizados.

Sem contar com o armazenamento e a disponibilização desses documentos em uma nuvem ou sistema eletrônico que pode ser acessado através de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Ou seja, a digitalização de documentos é um processo complexo, por isso que realizá-lo por contra própria pode acabar não trazendo os mesmos benefícios da digitalização feita por uma empresa especializada.

Para evitar prejuízos, ou danos as informações o recomendado é procurar uma parceira responsável que possa garantir uma digitalização de excelência dos seus documentos.

A Fábricainfo possui o que há de mais inovador para assegurar a validade dos documentos digitalizados com segurança e confiabilidade.
Caso queira saber mais sobre nossos serviços de digitalização, agende uma consultoria e descubra qual solução se encaixa nas suas necessidades.

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