Os benefícios dos documentos digitais para a área de contabilidade

Quando se trabalha com contabilidade é necessário lidar com uma grande quantidade de documentos para realizar sua atividade.

Antigamente, era mais comum que houvessem nos escritórios, diversos armários, com inúmeras pastas para organizar toda essa papelada.

Porém, com o avanço da tecnologia, muitas soluções surgiram para melhorar e facilitar a administração desses documentos, incluindo como parte dessas soluções o documento digital. 

Cada vez mais inserido na área da contabilidade, os documentos digitais possuem um papel importante para agilizar processos e trazer mais praticidade aos negócios e em alguns casos, podem substituir totalmente a documentação física.

Mas quais seus reais benefícios? É seguro utilizar de documentos digitais? O que diz a legislação? 

Essa e outras respostas serão respondidas nesse artigo. Para esclarecer essas dúvidas, é só continuar a leitura. 

Primeiramente, o que são documentos digitais?

São considerados documentos digitais, aqueles que podem ser acessados por meio de dispositivos eletrônicos. E existem duas categorias a respeito de documentos digitais: o documento digitalizado e o documento nato digital.

▪ Documentos digitalizados: os documentos digitalizados que são frequentemente chamados documentos digitais trata-se da representação digital de um documento produzido em outro formato (como físico, por exemplo) e que, por meio da digitalização foi convertido para o formato digital.

Geralmente esse processo é realizado para facilitar o acesso às informações, aumentar a segurança e evitar o desgaste das versões físicas.

▪ Documentos Nato Digitais: os documentos natos digitais, também conhecidos como documentos eletrônicos, são aqueles que nasceram em formato digital, e não são a representação de um arquivo físico.

Os documentos eletrônicos em sua maioria, já são criados com validade legal equivalente aos documentos físicos. 

Entretanto, também é possível tornar os documentos que passam pela digitalização tão seguros e com as mesmas equivalências jurídicas das suas versões originais e é sobre isso que falaremos no próximo tópico.

O que a legislação fala sobre documentos digitais?

Os documentos digitais já foram alvo de diversas discussões a respeito de sua legalidade e suas exigências e existem diversas leis que as regulamenta.

Inicialmente, uma das iniciativas regulatória que surgiu foi a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001. Essa MP autorizava a digitalização de determinados documentos, desde que passassem por uma certificação digital que pudesse garantir a integridade jurídica desses documentos. 

Com os anos, surgiram outras leis para regulamentar os processos de digitalização e como complemento, em 2020 foi assinado o Decreto 10,278/2020 que estabelece requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados de modo a garantir que os arquivos digitalizados possuam os mesmos efeitos legais que suas versões físicas, permitindo até mesmo o descarte de determinados arquivos.

Em outras palavras, isso significa que os documentos uma vez digitalizados seguindo as normas do Decreto, terão a mesma força e validade dos documentos originais. 

Os documentos digitalizados tem sua validade concedida perante a lei, desde que assegurem:

✔ a integridade e a confiabilidade: a versão digital precisa ser idêntica ao original e ter prova de sua autoria e integridade;

✔ a rastreabilidade e a auditabilidade: o sistema utilizado no processo de digitalização deve informar todo o histórico de execução;

✔ o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

✔ a confidencialidade, quando aplicável: o sistema ou programa de digitalização deve conceder níveis de acesso diferentes de segurança conforme os parâmetros de confidencialidade

✔ a interoperabilidade entre sistemas informatizados: que garanta que o documento possa ser aberto e reproduzido da mesma forma salvos em outros sistemas.

Seguindo esses requisitos, além da validade jurídica, também é possível realizar o descarte da versão física, desde que o documento original não apresente nenhum valor histórico.

Porém, é necessário também uma avaliação para definir seu destino de acordo com seus prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais se referem.

E quais os benefícios dos documentos digitais na área da contabilidade?

A implementação de documentos digitais no escritório de contabilidade pode trazer diversas vantagens, entre elas podemos destacar: 

✔ Mais segurança a informação

A utilização de documentos digitais traz mais segurança e integridade aos arquivos. Com os sistemas utilizados nesse processo, é possível ter uma maior proteção contra fraudes, furtos, acessos indevidos, entre outros. 

Além de garantir aos arquivos menos danos, uma vez que suas versões eletrônicas não se desgastam com o tempo, nem estão sujeitas a deterioração por excesso de manuseio.

✔ Melhorias na produtividade

Segundo estimativas, o tempo médio que uma pessoa que trabalha em escritório leva por dia apenas procurando informações é de aproximadamente 2 horas. Imagina a quantidade de horas ao longo de um ano? 

Mesmo que haja sistemas para facilitar o processo de busca, ainda é necessário se deslocar para imprimir cópias, recolher assinaturas, e esperar devolutivas, diminuindo a fluidez das atividades. 

Já com documentos digitais, todas as informações são armazenadas em uma nuvem que pode ser acessada de qualquer lugar através do computador ou outro dispositivo com acesso à internet.

Assim serão necessários apenas alguns cliques para localizar a informação, enviar e receber documentos, o que torna a equipe mais ágil e melhora significativamente a produtividade dos colaboradores. 

✔ redução de custos

Para guardar documentos físicos são necessários custos com equipamentos, espaço, manutenção, além dos recursos utilizados no manuseio desse tipo de arquivo, como papel, tinta de impressora, pastas, grampos, etc. 

Com os documentos digitais, os gastos com armazenamento e impressão são reduzidos, o que garante uma maior economia e também torna a empresa mais sustentável uma vez que serão utilizados menos papéis.

E como implementar documentos digitais no seu escritório de contabilidade?

Para realizar a digitalização dos documentos da sua empresa, é importante contar com uma empresa especializada, que possua experiência nesse procedimento.

A Fábricainfo está há mais de 20 anos no mercado e possui o que há de mais inovador para assegurar a validade dos documentos digitalizados com segurança e confiabilidade.

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