Os desafios da digitalização de prontuário médicos

Um dos documentos mais importantes dentro de um hospital, o prontuário médico reúne o histórico de saúde de um paciente, desde sua internação até a alta hospitalar. Porém, um documento tão importante deve ser armazenado de forma correta e mantido intacto para possíveis consultas futuras. A guarda física desses arquivos não favorece preservação dos documentos, sujeitando os arquivos a possíveis danos e até perda total.

a Lei 13.787/2018, que trata da digitalização de prontuários médicos e a utilização de sistemas informatizados para a sua guarda, armazenamento e manuseio, veio para transformar totalmente esse cenário.

Pesquisas apontam que o volume de papel produzidos pelos hospitais ultrapassa a casa dos milhões. Dados da ABCIS (Associação Brasileira CIO Saúde) indicam que um hospital geral de 100 leitos gera, em média, 5 mil folhas de prontuário por dia, o que representa cerca de 1.800.000 folhas de papel por ano. E um hospital especializado pode chegar ao dobro disso.

Apesar da  lei permitir o descarte do documento após a sua digitalização, alguns hospitais ainda seguem antigas regras, como a que obrigava a guardar os prontuários em papel por, no mínimo, 20 anos.

Como iniciar o processo de digitalização?

 A grande questão é que os hospitais não possuem um especialista em gestão de documentos, e avaliando financeiramente, não vale a pena investir em pessoal e equipamento para desenvolver um sistema exclusivo de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). O mais vantajoso certamente é buscar parceiros no mercado que já tenham experiencia e conhecimento em gestão arquivista.
Com uma parceria, o processo de digitalização dos prontuários médicos pode ser realizado de forma gradual, com o apoio de um sistema de GED desenhado especificamente para atender as necessidades do setor de saúde, atendendo a todos os requisitos determinados pela lei, sem a necessidade de contratar especialistas em desenvolvimento de software.

O mesmo parceiro pode ser o responsável pelo sistema de gestão documental que irá “organizar” todo o acervo, com regras para o armazenamento e indexando as informações de modo a que possam ser acessadas em tempo real.

Um ponto fundamental no momento de escolha do software de gestão é saber que o GED precisa ser intuitivo, com interface clara e funções específicas para as demandas de cada setor, o que facilita a sua adoção. Dessa forma, será mais fácil integrar o novo processo de prontuários na rotina dos profissionais médicos e administrativos.

Segurança garantida

O artigo 4º. da lei de digitalização de prontuários médicos deixa bem claro a preocupação com a segurança digital, detalhando que “os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados”. Vale lembrar que devemos também estar atentos, além do cumprimento da Lei 13.787/2018, às normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entra em vigor em 2020, e regula a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais.

Todos sabemos que os dados contidos nos prontuários médicos, nas mãos dos hackers, valem ouro, sendo usados para roubo de identidade, para cometer fraudes nas faturas e nas companhias de seguro, e também para a extorsão.

Por isso, é preciso investir em um sistema de digitalização e guarda de documentos que ofereça robustas políticas de segurança, com funções claras de verificação, acesso, permissões e autenticações e, também, sistemas de rastreamento precisos e métodos de recuperação confiáveis, ao mesmo tempo em que entrega as informações de forma ágil.

Vencidos esses desafios, as instituições médicas ganharão a capacidade de tratar os dados dos pacientes de forma adequada, minimizando os riscos de erros, otimizando processos médicos e administrativos, reduzindo custos, e, claro, aumentando a qualidade do atendimento ao paciente, dentro das normas.

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