Você já parou para pensar quanto tempo é gasto apenas procurando arquivos e informações no seu negócio? 

A princípio, pode não parecer grande coisa, afinal de contas, toda empresa precisa lidar diariamente com a busca e localização de documentos, mas estudos recentes mostram que esses minutos, acabam tornando-se semanas de improdutividade.

De acordo com dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores gastam em média quatro semanas por ano procurando informações e um dos principais motivos são problemas com armazenamento inadequado, grandes volumes de papéis e desorganização dos documentos.

Esse mesmo estudo ainda revela que a cada 12 segundos um documento é perdido dentro das empresas, e que por dia, colaboradores gastam aproximadamente duas horas para procurar arquivos que estão perdido entre depósito ou outros departamentos.

E como resolver essa situação? Como otimizar o tempo e acelerar os trâmites do negócio? 

Uma das alternativas mais procuradas atualmente é o conceito chamado “paperless” que consiste na digitalização de documentos e modernização dos processos para serem realizados no meio digital a fim de reduzir a quantidade de papelada do negócio para gerar mais produtividade.

Neste artigo falaremos mais sobre esse conceito, suas vantagens e como essa prática pode melhorar os processos das empresas. Acompanhe a leitura.

O que é “paperless”? E quais são seus benefícios?

“Paperless” é um termo em inglês que significa “sem papel” sendo utilizado para contextualizar a prática que incentiva a redução do uso de papéis nas empresas e a adesão de processos digitalizados.

A ideia não é excluir totalmente o uso de papel do negócio, até porque isso impediria diversos procedimentos de serem realizados, mas o conceito “paperless” foca em uma gestão mais automatizada, moderna e digitalmente disponível, o que facilitaria as atividades diárias, aumentaria a segurança e reduziria custos.

Esse conceito vem ganhando força tanto internacionalmente, como também no nosso país pela série de benefícios que ela oferece ao negócio e também ao meio ambiente. 

Citaremos abaixo algumas das principais vantagens de aderir essa cultura na sua empresa:

Otimização dos processos: com a adesão da digitalização, seus gestores e colaboradores terão acesso mais fácil e ágil aos documentos e arquivos, aumentando a produtividade dos setores e garante mais assertividade na localização de informações.

Sustentabilidade: de acordo com dados da WWF Brasil, para se produzir uma tonelada de papel, são consumidos 50 a 60 árvores de eucalipto e 100 mil litros de água. Com a adoção de documentos digitais, sua empresa estará contribuindo diretamente com a preservação do meio ambiente e ganhando destaque por ter responsabilidade socioambiental.

Redução de custos: A utilização de documentos físicos, muitas vezes, acaba elevando os custos do negócio já que são necessários equipamentos para o armazenamento e manutenção desses arquivos. Com documentos digitais esse custo reduziria significativamente, pois os arquivos são armazenados em uma nuvem e evitam locação de espaço, gastos com impressão, cópias, entre outros. 

Mais conformidade com as leis: Sabemos que para manter-se em dia com a legislação são necessários guardar documentos por vários anos. Mas, o que pouca gente sabe é que existe a possibilidade de descartar volumes de arquivos, se houver uma versão digital das informações. É necessária uma análise prévia antes, mas a digitalização não apenas diminui os espaços físicos como torna seguro o manuseio dos documentos, principalmente em relação a dados sensíveis que agora são protegidos pela LGPD.

Como podemos observar, o conceito “paperless” proporciona a modernização dos processos que por sua vez ganham mais autonomia, eficiência e segurança. 

E para aderir a esta prática, contar com uma empresa especializada em digitalização pode ser a diferença para aprimorar a gestão do seu negócio.

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Até mais!