Paperless: o conceito que pode revolucionar a forma como a sua empresa trabalha.

Você consegue imaginar chegar na sua empresa e não ver mais aquela pilha de papéis e pastas sobre as mesas, ou em gavetas? E todos os arquivos físicos, que antes eram cheios de documento agora estão vazios, pois os documentos estão armazenados na nuvem. 

Esse cenário parece algo distante da sua realidade? Saiba que essa já é a realidade de algumas empresas que estão adotando o conceito do Paperless.

Nesse artigo vamos explicar melhor o que é esse conceito e quais vantagens ele traz para a sua empresa.

Mas afinal, o que é Paperless?

Vamos partir bem do início, a ideia do paperless — palavra que vem do inglês e significa “sem papel” — é uma prática que incentiva a digitalização das empresas a fim de acompanhar o desenvolvimento do mercado no digital.

A ideia aqui não é excluir totalmente o uso do papel, mas sim reduzir ao máximo seu uso em todos os setores, focando em uma gestão voltada para a economia de papel no ambiente de trabalho.

Podendo essa redução ser feita através da digitalização de documentos, ou do armazenamento em arquivos digitais, online e offline. Dessa forma, evitando o acumulo de toda a documentação assinada e diminuindo os custos de armazenamento de papéis.

Além disso, os processos que envolvem a troca de informações também iriam ocorrer nos meios virtuais e eletrônicos, desde a comunicação até as questões burocráticas. O que tornaria o processo mais rápido, privado e seguro, por meio do uso de criptografia, senhas e outras medidas de segurança.

Quais os benefícios do Paperless para a sua empresa?

Existem vários motivos para investir na redução do uso de papel, seja para trazer benefícios econômicos e diminuição de gastos, ou para que a empresa possa direcionar recursos extras para outros setores.

Veja algumas das vantagens de adotar uma gestão com menos uso do papel:

Redução dos custos com papel e armazenagem

O consumo de papel, muitas vezes, é um gasto alto e até desnecessário para a empresa, pois, além de ter que comprá-lo, é necessário se preocupar com o espaço para guardá-lo, os custos para preservar, além de todos os custos que estão envolvidos no processo de impressão.

Porém, através da digitalização dos seus arquivos é possível apenas instalar um servidor para armazenar todos os documentos em uma nuvem, economizando assim além do espaço todos os outros gastos com a manutenção e preservação desses arquivos.

Otimização do tempo 

Ao trabalhar com documentos digitais, você e todos os seus funcionários terão acesso a esses arquivos de forma muito mais rápida e com muito mais controle sobre cada documento, inclusive na hora de passar algum arquivo para equipes externas.

Com o software adequado, é possível acompanhar em tempo real quem está com qual documento, além de encontrar qualquer informação através de uma busca rápida pela palavra-chave, e ainda receber as informações em fluxos contínuos e diretos.

Dessa forma, evitando retrabalhos e minimizando o tempo necessário para várias atividades como criação de relatório ou consultas em documentos físicos.

Melhoria significativa na performance

Com a otimização do tempo, vem outro benefício atrelado, a melhoria na performance não apenas sua, mas de toda a sua equipe.

Pois, ao não perder mais horas a fio procurando um documento em uma sala de arquivos ou tendo que refazê-los quando não conseguiu encontrar, todos ganham tempo de sobra para focar em outras atividades, sejam elas estratégicas ou táticas.

Ao armazenar os arquivos em nuvem qualquer documento fica a um clique de distância já que os arquivos são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente.

Maior durabilidade e integridade dos documentos

As empresas que armazenam papel devem sempre ficar alertas quanto aos cuidados e manutenção desses arquivos, pois a ação do tempo e acidentes como infiltração, ou até incêndio, podem destruir todo o acervo.

Porém, com a aplicação do paperless, todos os documentos ficam salvos em servidores — geralmente na nuvem —, evitando assim a perda desses arquivos. Além de possibilitar o backup para possíveis imprevistos, assim como a recuperação e atualização dos documentos antigos.

Centralização e integração 

Como já dito anteriormente, ao adotar as práticas do paperless você poderá contar com todas as informações mais importantes para o seu negócio em um único sistema, ou em sistemas que “conversam entre si”.

Essa centralização e integração favorecem a tomada de decisões dos gestores por trazer as informações já validadas rapidamente.

E, para aqueles que trabalham com equipes externas, é possível consultar em tempo real o responsável por uma tarefa, como está andamento dessa tarefa, o status das ordens de serviço e o nível de satisfação dos clientes.

Maior segurança e confidencialidade

Os arquivos em papel podem ser manuseados por qualquer pessoa, caso não haja um controle muito rígido. Isso pode ser um grande problema para a empresa, com o vazamento de informações sigilosas.

Já na gestão paperless, os documentos ficam armazenados virtualmente, protegidos por criptografia, uma senha e antimalwares. Assim, eles ficam protegidos de invasões externas e acessos não permitidos internamente.

Sem contar que sempre que alguém abrir um arquivo, a ação fica registrada, e o gestor pode configurar as permissões de cada colaborador.

Enfim, podíamos listar mais inúmeras vantagens de se adequar ao modelo paperless, mas agora vamos focar em como você pode começar a reduzir o uso de papel na sua empresa e aproveitar todos esses benefícios.

Embora não haja uma fórmula secreta para o sucesso ao implementar a cultura paperless, é essencial adotar algumas estratégias como o uso das ferramentas certas e um plano de comunicação com o cliente, definitivamente, irão aumentar as chances de alcançar bons resultados.

E, ter um bom sistema de digitalização é essencial. Pois, ao converter documentos físicos em cópias eletrônicas, você pode manter o que é importante protegido e arquivado para acesso público ou privado em sua rede corporativa. 

Dependendo da importância dos documentos, você pode destruir o original ou distribuir a versão eletrônica aos interessados.

Se você deseja garantir que a digitalização da sua empresa seja feita com eficiência, é importante contar com uma empresa especializada capaz de atender as suas necessidades.

A Fábricainfo possui diversas soluções para gestão e digitalização de documentos, com sistemas avançados e equipamentos modernos.

Quer saber mais? Agende uma consultoria para mostrarmos a melhor maneira de te ajudar!

Não perca mais nenhum post!

Assine nosso blog e receba novos posts diretamente em seu e-mail.