Saiba como proteger seus documentos físicos conforme as normas da LGPD

Sendo bem direto, se a sua empresa ainda não se adequou à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), você pode estar “brincando com fogo”.

Isso porque as penalidades para as empresas que não estão adequadas à lei vão desde advertências, suspensão do direito de tratar dados pessoais e até multas que podem chegar a 50 milhões de reais ou 2% do faturamento total do negócio. 

Se a sua empresa ainda sente dificuldade de se enquadrar em todas as regras exigidas pela LGPD, peço que leia este artigo com bastante atenção, pois nas próximas linhas vamos te ajudar a entender como proteger seus documentos físicos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Muitas pessoas pensam que a LGPD se preocupa apenas com a proteção e o sigilo dos documentos digitais, tanto devido aos ataques de possíveis “hackers” como pelo vazamento indevido de dados mal  armazenados.

Mas, na verdade, a lei também se aplica e se preocupa com a manipulação da informação em documentos físicos. Afinal, esses são a maioria dentro das empresas, e o principal objetivo da LGPD é preservar a privacidade e garantir à qualquer cidadão brasileiro o controle sobre o uso das próprias informações.

Portanto, o primeiro passo é fazer um levantamento de todos os arquivos armazenados na sua empresa que contenham os dados pessoais de funcionários ou clientes e demais informações que podem prejudicar a segurança e a discrição de terceiros.

Após esse levantamento, é fundamental criar processos de uma boa gestão documental que sigam todos os requisitos exigidos pela legislação.

Como, por exemplo, o que é exposto no “Art. 19. A confirmação de existência ou o acesso a dados pessoais serão providenciados, mediante requisição do titular:

I — em formato simplificado, imediatamente; ou

II — por meio de declaração clara e completa, que indique a origem dos dados, a inexistência de registro, os critérios utilizados e a finalidade do tratamento, observados os segredos comercial e industrial, fornecida no prazo de até 15 (quinze) dias, contado da data do requerimento do titular”.

Ou seja, que permita que esses dados possam ser facilmente acessados e corrigidos, caso seus titulares solicitem. Além de seguir os demais critérios como: eliminação do documento após ter cumprido seu objetivo, entre outros.

Porém, lidar com dezenas de documentos físicos diariamente não é uma tarefa fácil, por isso é essencial implementar uma estratégia sólida e funcional de gestão de documentos e informações. 

E para isso as empresas podem recorrer a sistemas de gestão eletrônica de documentos que permitem digitalizar, armazenar e consultar online esses arquivos.

Dessa forma você terá um mapeamento eficiente de todos os dados tratados por cada setor, além de um indicador do ciclo de vida desses arquivos e da implementação das políticas de acesso e permissões.

Sabemos que atender a todas as exigências da LGPD não é uma tarefa simples que pode ser feita do dia para a noite, mas existem empresas que podem te auxiliar nesse trabalho e garantir segurança jurídica às atividades da sua empresa. 

A Fábricainfo desenvolveu o sistema GoDocs para auxiliar qualquer empresa no gerenciamento de documentos e mantê-los organizados e devidamente protegidos, seguindo os requisitos da LGPD.

Acesse nosso site e descubra como o GoDocs pode ajudar a sua empresa a se adequar a LGPD.

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