Saiba o porque contratar uma empresa de guarda de documentos pode revolucionar o seu negócio.

Muitas empresas sofrem com o acúmulo de papel devido a grande quantidade de documentos e arquivos que vão se empilhando aos longos dos anos.

E o grande problema desse amontoado de papel é a falta de espaço na hora de armazená-los, e a dificuldade de encontrar informações que antes — quando havia menos papéis acumulados — poderiam ser acessadas facilmente.

Imagine precisar de um documento de um funcionário antigo e encontrá-lo em uma pilha de papéis empoeirados que estão guardados há anos, ou pior ao encontrar o documento perceber que ele está deteriorado devido à ação do tempo e da umidade.

Infelizmente, esse é o cenário de várias empresas, e isso acontece devido à má gestão de seus documentos.  

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), através de uma pesquisa realizada em 2018, descobriu-se que o primeiro sinal da má gestão de arquivos são as horas perdidas em busca das informações. Em média, essa busca pode levar cerca de 2 horas diárias.

Além disso, as grandes empresas costumam perder um documento a cada 12 segundos, dados que afetam diretamente o trabalho e reconhecimento da empresa com seus clientes. 

Mas, como fazer uma gestão eficiente de documentos? E o que fazer quando a empresa não possui recursos suficientes para realizar esse trabalho? 

Primeiro, é preciso entender o que é uma guarda de documentos e como ela pode ajudar no aumento da produtividade dos colaboradores e na otimização do tempo de procura das informações.  

A guarda de documentos se trata de encontrar soluções para o armazenamento seguro e ágil dos arquivos de uma empresa. 

Esse é um serviço essencial e de extrema importância, principalmente, para se manter dentro das normas da  lei 8.159 de 1991, que exige que as empresas guardem, com segurança e de forma adequada, alguns documentos, principalmente os trabalhistas, por determinado tempo.

E a melhor forma de estar de acordo com a lei e ainda respeitar as novas regras da Lei Geral de Proteção de Dados, é fazer uma boa gestão de documentos.

Porém, os cuidados e processos para uma gestão eficiente de documentos são vários, e, por isso, muitos negócios decidem por terceirizar esse serviço, tanto por questões de praticidade e segurança como por garantia da integridade dos arquivos.

Ao contratar um serviço terceirizado, ele que ficará responsável por ordena os documentos conforme sua temporalidade, o setor responsável e o tipo de informação que se trata. Dessa forma, facilitando e diminuindo o tempo de procura quando um arquivo for solicitado. 

Optar pela terceirização da guarda física dos documentos da sua empresa pode ser a decisão e estratégia correta para a redução de custos e evolução organizacional de sua empresa.

Pois, diferente do que muitos pensam, essa é uma das formas mais econômicas e eficientes de armazenar grandes quantidades de documentos.

Veja algumas das vantagens de terceirizar esse serviço:

A preservação dos arquivos.

É nesse ponto que o serviço profissional se destaca, sendo até um dos principais diferenciais da guarda de documentos terceirizada.

Isso porque eles possuem ambientes climatizados conforme os cuidados necessários para o arquivo. Em outras palavras, os documentos ficam armazenados num ambiente adequado (onde não há umidade, poeira, calor, etc) que deterioram o papel com mais rapidez. 

Maior controle de custos

Ao contratar uma empresa para realizar a guarda de documentos é possível ter uma significativa redução de custos operacionais. 

Pois, não será necessário a compra de equipamentos e arquivos para armazenar os documentos. Pois, a guarda de documentos consegue reunir num mesmo local todas as informações da empresa.

E a redução dos custos acontece também porque seus documentos ficam ainda mais seguros. Não é preciso se preocupar com a produção e o armazenamento de cópias de segurança para os documentos, uma vez que a empresa terceirizada conta com profissionais experientes e destacados para fazer a guarda em todo o momento deles. 

E o espaço que antes você utilizava na sua empresa poderá ser desocupado e utilizado para outros fins, gerando assim outra economia e melhor aproveitamento dos espaços na sua empresa.

Produtividade pessoal

A gestão dos documentos está diretamente relacionada à produtividade dos colaboradores e de toda a empresa no geral. Em razão da melhora do fluxo e do espaço, há a potencialização de resultados, o que contribui positivamente para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Pilhas e pilhas de papéis estocados dentro de uma sala atrapalham não só a locomoção de pessoal, mas o conforto para as análises e discussões importantes.

A melhora na produtividade garante maior desenvolvimento econômico, principalmente para aquelas empresas que têm uma grande estrutura burocrática. Administrar e armazenar todos estes papéis por sua própria conta leva a muitas dificuldades na hora de tomar decisões, das mais simples às mais importantes. Por isso, a terceirização do armazenamento dos documentos se apresenta com uma excelente opção na administração deste processo.

Otimização do tempo de busca

Como dito anteriormente neste artigo, os colaboradores acabam perdendo muito tempo ao procurar um documento quando solicitado. E isso também impacta diretamente na produtividade, nas tomadas de decisões dentro da empresa, e até na busca de soluções eficientes para problemas que possam surgir. 

Para que sua empresa não passe por essa situação, que terceirizar o serviço de guarda de documentos faz toda diferença. Com os documentos organizados a busca é facilitada e não há risco de perda de informações. 

Mas, para obter os benefícios citados acima, antes de tudo é necessário escolher a solução e prestadora de serviço correta.

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