A importância da digitalização para evitar danos e perdas de informação

Quando se trabalha com uma grande quantidade de arquivos e documentos, existem diversos fatores que precisam ser considerados e executados para garantir a segurança e a integridade dessas informações.

Questões importantes que vão desde o armazenamento, condições climáticas, limpeza e manutenção, até mesmo a prevenção para evitar quaisquer danos e perdas que possam ocorrer.

Entretanto, mesmo com todos os cuidados, nem sempre é possível garantir que estes documentos estarão totalmente sãos e salvos, ainda mais quando acidentes podem acontecer a qualquer momento sem podermos controlar.  

E é por esse motivo que cada vez mais se fala sobre a digitalização de documentos para prevenir que fatalidades como essas possam prejudicar de forma irreversível parte ou todo o acervo de informação das empresas, ou instituições públicas.

A digitalização pode garantir e preservar a segurança da informação

No dia 6 de setembro de 2021, um incêndio de grandes proporções atingiu a sede do Tribunal de Justiça do Ceará (TJCE), em Fortaleza. O fogo tomou dois andares e destruiu parte da estrutura do prédio. Houve destruição de computadores, móveis, vidraças e outros prejuízos que ainda deverão ser avaliados. 

Além de ninguém ter se ferido neste acidente, um dos pontos mais importantes a ser destacado, é que na ocasião não houve prejuízos processuais. Isso porque o acervo de processos do Tribunal de Justiça estava digitalizado, dessa forma a segurança e a integridade das informações dos documentos e arquivos continuam preservadas.

Infelizmente, eventos como esse no qual os arquivos permanecem seguros, mesmo após um grande acidente nem sempre são possíveis. 

Podemos citar como exemplo de tragédias com grande perdas de informações, o incêndio que ocorreu no Museu Nacional do Rio de Janeiro, em 2018. O fogo levou 90% de todo o acervo do museu, incluindo diversos documentos de patrimônio históricos que estavam preservados por anos na instituição. 

O museu tinha o mais importante acervo de história natural e antropologia da América Latina

Os danos foram irreparáveis e na época muitos defenderam que se os arquivos estivessem digitalizados, mesmo com a perda das peças originais, ainda existiria algum tipo de memória em relação a tanta história que o museu preservava, pois, teria como consultar a cópia das cartas, manuscritos, documentos, fotos ou até mesmo imagens em 3D dos artefatos que estavam em exposição. Porém, infelizmente essa preservação não foi feita previamente e lidamos hoje com a perda de parte da nossa história documental.

Outro exemplo bem recente que também aconteceu no nosso país, foi o incêndio na Cinemateca Brasileira em São Paulo no dia 29 de Julho de 2021. 

Além de mais de 2 mil cópias de filmes que estavam armazenados no galpão, estima-se que aproximadamente 4 toneladas de documentos e materiais impressos acabaram sendo consumidos pelo fogo. Uma perda incomensurável de um acervo importantíssimo para a memória cultural do Brasil.  

Cinemateca brasileira guarda o maior acervo cinematográfico da América do Sul

É para evitar esse tipo de situação, de perda de documentos e informações que provocam prejuízos tanto históricos como financeiros nas empresas e instituições, que a digitalização se torna uma medida cada vez mais indispensável.

Por esse e outros benefícios que a digitalização de documentos pode proporcionar para seu negócio, é importante considerar aderir a esse processo.

Um investimento que trará muito mais segurança aos seus arquivos e garantirá a total integridade das suas informações.

A Fábricainfo conta com o que há de mais tecnológico para preservar os documentos. Já digitalizamos mais de 1 bilhão de documentos, levando aos nossos clientes toda a segurança que a digitalização que seus documentos podem ter.

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Quer manter seus arquivos protegidos contra danos ou acidentes?  Agende uma consultoria e te ajudaremos a resolver sua situação de acordo com a necessidade do seu negócio.

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