3 vantagens de utilizar a microfilmagem para preservar os arquivos e informações da sua empresa.

Para conservar e armazenar os documentos e arquivos das empresas, existem muitos procedimentos a serem realizados.

Quanto mais papéis a serem manuseados e guardados, maiores são os cuidados necessários para que esses documentos consigam manter sua integridade, sua legalidade e a privacidade de suas informações.

Por esses motivos, muitas empresas buscam formas alternativas para conservar seu material físico de modo, seja com intuito de reduzir espaço, ter mais organização ou até mesmo ter menos custos

E uma dessas alternativas é a microfilmagem, que consiste em um sistema de gerenciamento e preservação de informações através da captação das imagens dos arquivos por processo fotográfico

Essa metodologia, se utilizada adequadamente traz inúmeros benefícios para as empresas.

Nesse artigo, iremos apresentar mais sobre processo e quais são as vantagens de investir nessa tecnologia.

Para saber quais são, basta continuar a leitura.

Um breve resumo sobre microfilmagem

Como dissemos, anteriormente a microfilmagem consiste na captação de imagens dos documentos através de um processo fotográfico.

Nesse processo, o volume dos arquivos são reduzidos e armazenados em microfilmes, em outras palavras, significa que os documentos tornam-se fotos.

É um método muito seguro, pois uma vez realizado o processo, não há como alterar o conteúdo, prevenindo assim fraudes ou adulterações das informações.

Além disso, esse sistema permite uma rápida localização dos arquivos se atrelado ao gerenciamento eletrônico e assegura a autenticidade e durabilidade às informações arquivadas.

E quais as vantagens de utilizar a microfilmagem na empresa?

Existem diversos motivos que tornam a microfilmagem um excelente investimento para o seu negócio, nesse artigo iremos listar 3 benefícios para implementar esse sistema quanto antes.

Confira abaixo as principais vantagens:

  1. Maior durabilidade da informação e validade jurídica 

A vida útil de um documento microfilmado, dependendo das condições de armazenamento, é de aproximadamente 150 anos ou mais. 

Isso garante uma longevidade de informações importantes que precisam ser guardadas e conservadas de acordo com a lei até poderem ser descartadas.

Além disso, esse método é amparado por lei (Lei 5.433/68) que garante aos documentos microfilmados o mesmo valor jurídico de suas versões originais.

  1. Maior preservação e segurança dos documentos 

A microfilmagem pode ser realizada de duas formas: a convencional e a híbrida.

O processo convencional exige apenas as capturas dos documentos para o microfilme que os transforma em imagens.

Já o método híbrido, mais utilizado por envolver outras tecnologias, antes da microfilmagem ocorre a digitalização dos documentos, o que garante ainda mais segurança e facilidade de localização aos seus arquivos.

Ambos os métodos são seguros e mantém a integridade e autenticidade das informações, apesar de a híbrida ter um grau maior de segurança, uma vez que elimina o risco de perdas e deterioração dos microfilmes por excesso de manuseio.

  1. Redução de espaço físico e de custos

Com a microfilmagem é possível ter uma maior otimização do espaço físico e se livrar do acúmulo de papéis em salas e armários.

Vale ressaltar também que se considerarmos o custo-beneficio esse processo exige um baixo investimento e evita gastos com guarda e manutenção realizada anualmente nos documentos físicos.

Como podemos observar a microfilmagem traz benefícios importantes para a gestão documental de um negócio e sua implementação pode melhorar o fluxo e agilidade dos setores.

A Fábricainfo possui as melhores soluções para aplicar esse método na sua empresa.

Caso queira saber mais, basta agendar uma consultoria e descobrir como podemos preservar suas informações com segurança e responsabilidade.

Até mais.

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