Digitalizar é o mesmo que escanear? Descubra as diferenças entre os processos e como fazer!
Será que digitalizar é o mesmo que escanear? Os processos são parecidos e até usados como sinônimos, mas já adiantamos que existem diferenças significativas entre eles. Para as empresas, a digitalização tem muitas vantagens e ajudou a transformar o contexto e até a cultura organizacional das empresas. Já o escaneamento é apenas uma fase da digitalização. Quer saber se digitalizar é o mesmo que escanear e entender outros detalhes sobre o assunto? Confira o conteúdo preparado pela FábricaInfo! Afinal, digitalizar é o mesmo que escanear? Não! Apesar de digitalizar e escanear serem dois processos com a mesma finalidade, isto é, passar um arquivo físico para o meio digital, a digitalização é um processo mais complexo, inclusive com validade jurídica. Para entender melhor, vamos ver o que é cada um deles separadamente. O que significa escanear? Escanear é uma maneira simplificada de gerar uma imagem digital de um documento físico. Com esse processo, é possível compartilhar uma informação que precisa ser visualizada por outras pessoas no ambiente virtual. O documento pode ter formato de PDF, JPEG ou PNG, mas basicamente suas funções se limitam ao mesmo que uma foto. O escaneamento não possui validade jurídica e nem indexação, isto é, a localização de palavras-chave, afinal, se trata de uma simples imagem. O que significa digitalizar? A digitalização, por outro lado, é um processo mais complexo e completo, pois além de passar o documento para o formato digital, é capaz de processar os dados do documento por meio de softwares. Não se trata, então, de uma simples imagem, mas sim, de um processamento de dados e informações que podem ser armazenadas, interpretadas e gerenciadas digitalmente. Portanto, quando falamos de gestão documental para empresas, a digitalização é muito mais vantajosa, pois permite a automação de processos, a busca rápida e eficiente por informações, a segurança dos dados armazenados e a integração com outros sistemas de gestão. Além disso, o processo de digitalização de um documento deve cumprir normas estabelecidas por lei. Em 2020, o decreto Nº 10.278 estabeleceu que os documentos digitalizados passaram a ter validade jurídica, assim como a lei nº 12.682/2012. Agora, se te perguntarem, você já sabe responder se digitalizar é o mesmo que escanear, mas vamos nos aprofundar ainda mais o assunto. Continue a leitura! Como escanear e digitalizar um documento? Para escanear, o processo consiste basicamente em passar o documento em um scanner e existem até mesmo aplicativos de celular que disponibilizam essa função. Já a digitalização tem algumas etapas que consistem em: Quais as vantagens da digitalização de documentos? Ganho de espaço físico Com o armazenamento dos arquivos no ambiente virtual, é possível liberar espaço físico – ainda que existam documentos que precisam ser armazenados também na versão física. Mas a boa notícia é que os documentos poderão ser facilmente acessados do computador de quem tiver acesso liberado, sem perder tempo em consultar arquivos no papel. Fácil acesso E falando em facilidade em acessar, essa é uma das principais vantagens. Os colaboradores, gestores ou qualquer pessoa que precisa da informação consegue acessá-la em poucos cliques e também compartilhá-la facilmente. Ou seja, a equipe ganha em produtividade e economia de tempo, grandes vantagens para as empresas. Economia Quando se trata de documentos físicos, existem gastos com impressão, cópias, papel, materiais de escritório e uma série de outros custos. Neste sentido, a digitalização permite economizar, tem impacto ambiental positivo e ainda otimiza o tempo dos funcionários, o que também é economia. Segurança Documentos em papel são suscetíveis à deterioração ao longo do tempo. A digitalização ajuda a preservar o conteúdo desses documentos, garantindo sua longevidade. Validade jurídica Quando são adotadas práticas adequadas para garantir a autenticidade e integridade dos documentos digitais, como o certificado digital, esses documentos passam a ter validade e aceitação em processos legais e administrativos. O que é a digitalização de documentos em massa? A digitalização de documentos em massa refere-se ao processo de converter grandes volumes de documentos no papel para formatos digitais de forma sistemática e organizada. Esse processo é geralmente adotado por empresas, instituições governamentais, organizações de saúde e outras entidades que possuem um grande acervo de documentos físicos e desejam migrar para o ambiente digital. Descubra como a digitalização de documentos pode transformar positivamente a gestão pública! Digitalização e gestão de documentos: qual a relação? A digitalização transformou a maneira como uma empresa lida com a gestão de documentos no contexto empresarial. Juntas, elas transformam a maneira como as empresas lidam com suas informações e processos, gerando benefícios estratégicos. Hoje, a digitalização não é apenas um protocolo, mas um benefício legal, econômico e sustentável para as empresas. Para fazer a digitalização em massa de documentos, existem empresas especializadas, como a FábricaInfo! A FábricaInfo é referência no setor de digitalização de documentos para empresas e está há mais de 25 anos no mercado, apoiando a transformação digital no Brasil. Oferecemos serviços especializados de digitalização que se destacam pela eficiência e segurança e já digitalizamos mais de 2 bilhões de documentos. Conte com as soluções inteligentes da FabricaInfo para modernizar a sua empresa! Conclusão: digitalizar é o mesmo que escanear? Embora os termos “digitalizar” e “escanear” sejam frequentemente usados como sinônimos, eles representam processos diferentes. Escanear é apenas a conversão de um documento físico em uma imagem digital, sem reconhecimento de texto ou validade jurídica. Digitalizar, por outro lado, é um processo mais abrangente, que inclui a indexação e processamento de dados, oferecendo benefícios como automação, segurança, e conformidade legal. Para as empresas, a digitalização vai além da simples captura de imagens, sendo essencial para a gestão eficiente de documentos e para a transformação digital. Precisa digitalizar documentos na sua empresa? Conte com a FábricaInfo! Aprenda como digitalizar um documento pelo celular e economize tempo com nossas dicas práticas! Fábrica Infowww.fabricainfo.com
Documentação de funcionários: quais são e como armazenar
Você conhece as principais documentações de funcionários e, principalmente, como fazer a gestão correta desses documentos? Neste conteúdo você vai conhecer os principais documentos na hora da contratação, como armazenar, quais não devem ser solicitados, o que diz a LGPD e muito mais! Confira! Quais documentações de funcionários a empresa deve manter armazenadas? Existe uma lista de documentos para admissão, além de uma série de documentos que vão se acumulando durante a permanência de um colaborador na empresa. Veja, abaixo, quais a empresa deve manter armazenados. Cópias de RG, CPF, título de eleitor, dentre outros documentos pessoais do colaborador. Aqui estão inclusas folhas de pagamento e comprovantes dos salários pagos, Guia da Previdência Social, fichas e registros de empregados. É o contrato que formaliza a relação empregatícia com o funcionário, assim como mudanças de função, extensões contratuais e acordos de confidencialidade, isto é, aqueles que protegem as informações confidenciais da empresa. Exames demissionais e admissionais, periódicos e outros documentos da saúde ocupacional, como relatórios de acidentes de trabalho, por exemplo. Certificados de treinamentos dos colaboradores, diplomas, avaliações de desempenho dos colaboradores, planos de carreira. Comprovantes de pagamento dos benefícios, como vale-transporte e alimentação, planos de saúde e odontológicos, dentre outros. Leia também: Em qual nível de maturidade digital sua empresa está? E quais documentos não pedir? Na etapa de contratação, existem alguns documentos que não podem ser solicitados, pois se configuram como discriminatórios e podem trazer consequências negativas para a empresa. São eles: Qual o prazo para guardar os documentos dos funcionários? Essa tabela pode ajudar com os prazos de alguns dos principais documentos dos funcionários. Veja o tempo respectivo de armazenamento. Contrato de trabalho Permanentemente Folha de pagamento, Guia da Previdência Social, exames médicos ocupacionais. 10 anos Atestados médicos, rescisão de contrato, aviso prévio, comprovantes de pagamento de benefícios, processos trabalhistas. 5 anos LGPD: como ela incide sobre a documentação dos colaboradores? Como já é conhecido no meio empresarial, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe inúmeras regulamentações sobre o uso de dados pessoais pelas empresas. E assim como os dados dos clientes precisam ser protegidos, o mesmo vale para as informações dos funcionários. Apesar de não haver nada que fale especificamente sobre as relações de trabalho, os funcionários estão respaldados pelo art. 1º da LGPD, que deixa claro que o tratamento de dados pessoais tem o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Leia também: Digitalizar é o mesmo que escanear? Descubra as diferenças entre os processos e como fazer! Digitalização dos documentos dos funcionários: quais as vantagens? A gestão tradicional de armazenamento da documentação dos funcionários e dos documentos gerais da empresa tem enfrentado inúmeros desafios, dentre eles o fato de ser uma técnica ultrapassada e com pouca segurança. No entanto, mesmo com a tecnologia batendo à porta, muitas empresas ainda resistem à digitalização, mas ela pode ser exatamente o que a sua empresa precisa para garantir uma gestão de documentos mais eficiente, organizada e segura. Veja as principais vantagens de digitalizar e armazenar esses documentos digitalmente: Saiba como a digitalização de documentos pode revolucionar a eficiência na gestão pública! Como digitalizar os documentos dos funcionários? Faça um inventário dos documentos O primeiro passo é fazer um inventário de todos os documentos que a empresa possui, sejam eles físicos ou digitais. Essa é uma fase estratégica de organização e planejamento que vai garantir que todos os registros relevantes sejam identificados, organizados e priorizados. Analise a necessidade de guardar os documentos de papel Mesmo após a digitalização, alguns documentos ainda precisam ser armazenados em papel. Por isso, é importante analisar a exigência legal de cada tipo de documento, assim como, o período específico que precisa ser armazenado. Crie sistemas de organização No momento de armazenar a documentação dos funcionários, é preciso organizar o acesso criando pastas que vão facilitar o acesso no futuro. Não adianta digitalizar e deixar tudo fora de ordem sem um sistema que vai facilitar o encontro dos dados. Nisso entra também a indexação das informações, isto é, a possibilidade de pesquisar por palavras-chaves e examinar arquivos de maneira simplificada. Leia também: Inovações Tecnológicas e Sustentabilidade: O Futuro Sem Papel Contrate uma empresa especializada O processo de digitalização é necessário, mas não é feito de um dia para o outro. Para ser bem feito e organizado pode demandar algum tempo, por isso, você pode contar com uma empresa especializada no assunto para te ajudar! Uma empresa vai realizar um plano de digitalização e oferecer todo o suporte que a sua equipe precisa nessa transição. Além disso, ela possui equipamentos e softwares especializados e de alta qualidade para agilizar o processo e torná-lo mais eficiente. Conheça a FábricaInfo! A FábricaInfo se orgulha de ser uma referência no setor de documentos para empresas, com mais de 25 anos de trajetória. Ajudamos a transformar o mundo em um ambiente mais digital e facilitado de acordo com as necessidades da sua empresa. Para isso contamos com tecnologia avançada e mais de 500 colaboradores especializados no assunto e prontos para te ajudar. Conheça as soluções da FábricaInfo e venha você também para facilidade do mundo digital! Conclusão A gestão correta da documentação dos funcionários é essencial para garantir a conformidade legal, a segurança dos dados e a eficiência operacional da empresa. Digitalizar esses documentos oferece inúmeras vantagens, como facilidade de acesso, redução de custos e maior proteção contra perdas e danos. Além disso, a digitalização ajuda a cumprir as exigências da LGPD e melhora a organização interna. Investir em processos estruturados de digitalização, incluindo a análise e a indexação de documentos, é um passo estratégico para modernizar a gestão documental e fortalecer a imagem corporativa da empresa. Conte com a FábricaInfo para modernizar o seu negócio! Fábrica Infowww.fabricainfo.com