5 motivos para você microfilmar seus documentos

Nos dias de hoje, muitas pessoas usam diversos processos para garantir à fidelidade aos documentos originais. Entre os vários programas, temos a microfilmagem. Como este seguimento está presente na maioria das organizações, sejam elas privadas ou públicas, neste artigo abordaremos a seguinte questão: Vale à pena microfilmar?

Para entender melhor o que estamos falando, a microfilmagem consiste na captura de documentos através de um sistema fotográfico, transformando os arquivos físicos de papel em microfilme.

Com isso, qualquer documento ou fonte de informação, de qualquer origem física, terá conversão.

A pessoa que adquire este meio acabará tendo resultados mais do que esperados, pois com o seu uso, além de permitir que vários documentos sejam menos usados, elimina o risco de perda do acervo. Vamos aos cinco motivos para se microfilmar os documentos:

1. Durabilidade

Com a microfilmagem, a durabilidade é um grande benefício para quem a usa. Além da segurança, os arquivos guardados nos microfilmes podem durar até 500 anos, sem se preocupar com as perdas.

2. Baixo Custo

Outro benefício que torna ainda mais este recurso interessante é o baixo custo, pois muitos serviços de microfilme conseguem um desconto e custos bem menores quando comparado com papel impresso.

3. Distribuição dos documentos

Esta distribuição se diz respeito à circulação da microfilmagem que é muito usada em aplicações onde largas quantidades de documentos fazem este processo entre diferentes áreas dispersas. Quer dizer, o programa lhe possibilita fazer com que os seus documentos sejam compartilhados em diferentes áreas.

4. Simplificação na pesquisa

Quando se tem documentos em microformas, a possibilidade de encontrá-los é cada vez maior. Isso significa que o documento é armazenado em microfilme e ele se fixa em sua “área de trabalho”.

5. Menor espaço para arquivo

A verdade é que poucas empresas têm área suficiente para ter um arquivo bem instalado e em segurança. O espaço ganho pelo uso da microfilmagem permite a consolidação de outras operações do escritório, simplificando a gestão e aumentando a produtividade.

Desta forma podemos concluir que com esse sistema de documentação, a empresa pode obter lucros, rapidez e segurança quando for tratar de seus arquivos.

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