As principais dificuldades enfrentadas pelas IES e qual a relação com o GED Acadêmico

Segundo as novas normas estabelecidas pelo MEC, todas as instituições de ensino superior, sejam elas públicas ou privadas, deverão migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. É uma maneira de as instituições preservarem e manterem as informações dos estudantes, através de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

O prazo estabelecido na nova Portaria para a digitalização de documentos é de 24 meses, já que a medida foi estabelecida em abril de 2018, as instituições têm até abril de 2020 para digitalizar todo o acervo documental, obedecendo aos seguintes critérios estabelecidos

Além do prazo para a migração dos arquivos acadêmicos para o meio digital ser relativamente curto, muitas instituições de ensino ainda contam com outras dificuldades.

Decidimos mostrar neste artigo, os principais procedimentos que podem ser simplificado graças ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Realização da matrícula e rematrícula:

Trata-se de um dos primeiros contatos que o estudante tem com a universidade. O longo tempo de espera, uma série de documentos em mãos, filas grandes e o atendimento complicado são um dos fatores que comprometem o serviço.

Com a implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, o estudante pode efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online pelo site ou aplicativo da universidade, anexando a documentação necessária através de fotos e fazer a assinatura eletrônica.

Atendimento às solicitações dos estudantes:

Quando um aluno precisa fazer uma solicitação à instituição, geralmente a documentação encontra-se em seu formato original, no papel. Como a universidade conseguirá atender rapidamente à solicitação se o documento está armazenado de forma inapropriada? Isso leva a uma busca frenética do arquivo, que pode durar minutos, dias ou até mesmo semanas. Também existe a possibilidade remota de o documento nem existir mais.

Com o Sistema GED Acadêmico, os documentos são localizados com rapidez, bastando o funcionário digitar a numeração de matrícula do estudante. É neste número que estarão todos os seus registros e documentos; tornando fácil o atendimento.

Serviços:

Ao longo da trajetória acadêmica, o aluno precisará de serviços tais como atestado de matrícula, histórico escolar e assinatura para o termo de estágio. A dificuldade das IES com este tipo de serviço é que elas não costumam disponibilizá-lo online, fazendo com que o aluno solicite na central de atendimento a versão impressa, atrasando todo o processo.

Com o GED Acadêmico, estes documentos terão uma versão digital e assim os alunos podem fazer a solicitação online, fazendo a sua assinatura digital.

A Fábricainfo possui um dos mais modernos sistemas de digitalização de documentos do mercado. São mais de 20 anos de experiência e contamos com especialistas em todo o processo, desde o planejamento até a entrega dos arquivos.

Em nossas mãos, seus documentos serão digitalizados por profissionais capacitados e treinados que realizam diariamente a digitalização de milhares de documentos, de órgãos públicos e empresas privadas.

Após o processo de digitalização, os seus documentos serão organizados por meio de um software de Gestão Eletrônica de Documentos que possui todas as vantagens para que você possa cumprir todas as exigências contidas na Portaria Nº 315.

Além disso, todos os equipamentos utilizados durante o processo de digitalização serão de inteira responsabilidade da Fábricainfo.

Evite multas e processos, atenda as normas exigidas pelo Ministério da Educação e adote a Gestão Eletrônica de Documentos na sua Instituição de Ensino Superior.

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