Cinco dicas para realizar a gestão correta de documentos nas escolas

Início de ano é sinônimo de volta às aulas, mas para que faz parte da rotina administrativa de qualquer escola, este período é de trabalho intenso e correria. A gestão correta dos documentos de sua escola é fundamental para atender a todas demandas de início de ano letivo.

Imagine uma situação em que seus funcionários estão sem controle sobre as informações, os documentos de matrículas misturados aos históricos escolares dos anos anteriores e os pais nervosos e com pressa para resolver a situação de seus filhos.

Referência na gestão de documentos escolares, decidimos mostrar cinco dicas para você melhorar gestão de documentos dentro da sua escola.

Atendimento de qualidade

Aproximar escola, alunos e responsáveis é uma das atividades que estreita as relações entre a comunidade escolar. Fazer da instituição de ensino um lugar agradável, em que as pessoas envolvidas se sintam como se estivessem em casa é transformar a escola em um espaço aconchegante e convidativo.

Para isso, é preciso treinar a equipe, qualificar os profissionais para que eles possam tanto realizar um atendimento de qualidade quanto receber os estudantes de forma adequada.

Documentos separados por categorias

Arquivar documentos, seja por data, ordem alfabética ou por tipo, contribui para que o material sempre permaneça organizado.

Relatórios, boletins com notas das provas, histórico escolar, estatutos e outros documentos, devem ser arquivados separadamente para facilitar tanto a vida de quem manuseia essas pastas quanto a de quem os solicita.

Em caso de armazenamento físico, outra sugestão é etiquetar as pastas ou adesivar com cores diferentes para localizar os documentos mais facilmente.

Utilize equipamentos adequados

Assim como há maneiras de arquivar documentos, eles podem ser armazenados em equipamentos adequados e aí incluem-se prateleiras, estantes, armários e gaveteiros, dependendo do material.

Papéis mais antigos ou que teoricamente serão menos acessados podem ser estocados em locais específicos, assim como documentos de manuseio frequente podem ser colocados em locais mais fáceis de acessar. Além disso, materiais que dependem de aprovação para serem encaminhados podem ficar mais próximos aos funcionários.

Procedimentos de organização

Para uma gestão eficiente de seus documentos, é preciso estar atento e ter uma equipe treinada que realize a guarda e manuseio correto dos arquivos escolares.

É preciso que o gestor tenha controle sobre sua equipe no sentido de verificar se seus funcionários estão colocando os documentos sempre no mesmo lugar depois de consultá-los, se papéis desnecessários estão sendo descartados ou se algum documento que se perdeu foi encontrado ou outro foi providenciado. Com isso, evita-se o desgaste e a perda da imagem organizada que se quer passar.

Adote a tecnologia na gestão de documentos

Software capazes de gerenciar seus documentos, físicos e eletrônicos, se utilizado de forma correta podem gerar uma economia significativa para sua escola.

Com a ferramenta certa, você pode organizar seus documentos por tipo, data e outras classificações. Dessa forma, qualquer arquivo estar a um click de você, otimizando o tempo dos seus funcionários.

Funcionários de um determinado setor só terão acesso aos arquivos de sua competência, isso porque um software de gestão de documentos conta com sistema de credenciais, onde é permitido configurar quem tem acesso a cada tipo de documento, protegendo seus arquivos de perda ou extravio.

A Fábricainfo possui um dos mais modernos sistemas de digitalização de documentos do mercado. São mais de 20 anos de experiência e contamos com especialistas em todo o processo, desde o planejamento até a entrega dos arquivos.

Em nossas mãos, seus documentos serão digitalizados por profissionais capacitados e treinados que realizam diariamente a digitalização de milhares de documentos, de órgãos públicos e empresas privadas.

Além disso, todos os equipamentos utilizados durante o processo de digitalização serão de inteira responsabilidade da Fábricainfo.

Melhores a qualidade administrativa da sua escola, adote a gestão eletrônica de documentos.

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