Como deve ser feito o escaneamento dos documentos para permitir o descarte

O decreto 10.278, que permitiu que os documentos sejam descartados após a digitalização estabelece muitos requisitos para o processo, não sendo somente uma simples digitalização. Ele contempla todo um processo que vai desde o planejamento, a definição de temporalidade até o descarte definitivo.

Hoje iremos especificamente falar da etapa de escaneamento, utilizando o scanner ou celular.

Em primeiro lugar, o decreto não proíbe o uso do celular ou exige um determinado tipo de scanner. Só impõe que sejam seguidos alguns padrões técnicos mínimos.

Ele define que a maioria absoluta dos documentos use o padrão PDF, mais especificamente o PDF/A, e também o formato PNG para alguns tipos de documentos específicos.

O PDF/A é um derivado do PDF tradicional, com algumas adaptações que tornam ele mais confiável e adequado para armazenamento, dentre elas:

  • Não é permitido utilizar áudio e vídeo;
  • Não é permitido utilizar JavaScript ou executar arquivos;
  • Todas as fontes devem estar integradas e não devem ter quaisquer restrições que possam causar problemas legais no futuro. Isto também se aplica a fontes PostScript padrão, como Times ou Helvética. Espaços de cor especificados independentemente do dispositivo;
  • Não é permitido o uso de criptografia;
  • É obrigatório o uso de metadados baseados em padrões.

O outro formato de documentos do decreto é o formato PNG (Portable Network Graphics). Ele é utilizado para imagens, surgindo em 1996 como substituto para o formato GIF, devido ao fato de este último incluir algoritmos patenteados. Além disso, o formato PNG permite comprimir as imagens sem perda de qualidade e retirar o fundo de imagens com o uso do canal alfa. O decreto exige que somente fotografias, cartazes e plantas/mapas utilizem este formato.

Além disso, o decreto estabelece que, se houver a compressão digital dos arquivos escaneados não poderá haver perda de qualidade do documento original, sob pena de perder seu valor legal.

Um ponto que vale destacar é que esta etapa, assim como todas as outras realizadas, deve permitir a auditoria posterior. Então deve ficar registrado em sistema inviolável quem efetuou o escaneamento, bem como a data e hora de realização, permitindo uma posterior verificação confiável.

Abaixo colocamos uma tabela com o resumo de todos os requisitos para escaneamento exigido no decreto.

Finalmente, o sistema Godocs, da Fábricainfo, atende a todos os requisitos exigidos pela legislação e ultrapassa em muito a segurança mínima apresentada neste artigo, gerando documentos confiáveis e legalmente aceitos. Conheça a mais moderna plataforma de gestão de documentos do Brasil. Conte conosco.

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