Como proteger seu arquivo de RH através da digitalização

A maior parte das empresas do país tem problemas com funcionários que as acionam judicialmente. Como resposta, muitas instituições aderem à gestão de documentos para aperfeiçoamento da gestão e maior controle. O RH, setor bastante demandado nas empresas, está evoluindo com o gerenciamento e guarda eletrônica de seus prontuários, porém, alguns deles ainda não conseguem executar corretamente o processo de digitalização e não possuem as ferramentas corretas de controle e auditoria.

A FabricaInfo, como uma das maiores empresas do Brasil neste segmento, pode auxiliar o RH para que a guarda e gestão dos prontuários seja modernizada e eliminem-se erros na guarda e gestão. Sendo assim, daremos uma visão geral das etapas necessárias para uma correta armazenagem eletrônica dos documentos.

Digitalização das folhas de ponto e outros documentos

Mensalmente é realizada a digitalização dos documentos gerados. A partir daí os documentos não poderão ser alterados, pois é gerada uma chave criptográfica para cada página.

Controle de qualidade

Se os documentos não forem digitalizados corretamente, serão reprovados em um controle de qualidade, feito externamente por uma equipe especializada. Essa equipe pode melhorar a qualidade, tratar as imagens, mas não pode alterar nada. É a garantia de uma imagem legível.

Indexação dos documentos

Nesta etapa, organizamos todos os prontuários em suas pastas digitais e colocamos campos de identificação que permitirão a busca eficiente dos documentos. 

Checklist dos documentos obrigatórios

O “checklist” é uma verificação de todos os documentos obrigatórios definidos pelo cliente. Nesta etapa, é feita uma análise temporal de inclusão, verificando quais documentos devem ser inseridos e em qual periodicidade. Caso haja inconformidade, o cliente é notificado. 

Verificação de itens obrigatórios de cada documento

Este processo verifica itens obrigatórios em cada tipo de documento, por exemplo, na folha de ponto, pode ser verificada a data, assinatura do funcionário e supervisor, legibilidade, formato do documento e data de entrada no sistema. Cada documento tem sua lista de itens obrigatórios.

Seguindo essas etapas, os seus documentos de RH estarão sempre conforme a legislação. Não haverá mais perdas ou faltas de documentos. Além disso, as buscas, antes feitas em papel, se tornarão eficientes com o uso da tecnologia. Mês a mês seu arquivo de RH estará seguro e acessível do seu computador. Estimamos que isso reduza em até 30% seus problemas em processos trabalhistas. É a tecnologia chegando aos seus documentos de RH. Use!

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