Conheça a lei que regulamenta a digitalização de documentos

É inegável que o uso do papel é um processo importante no cotidiano de uma empresa, porém, devido ao avanço tecnológico esta modalidade de suporte documental vem sendo cada vez menos utilizada. Com o aumento da digitalização de documentos, o arquivo em formato digital vem constantemente substituindo o uso de documento físico.

Apesar da popularização da digitalização de documentos, ainda existem inúmeras dúvidas sobre a sua validade jurídica e a forma correta que o processo deve ser feito. Leia o artigo completo e saiba mais sobre a lei que regulamenta a digitalização de documentos.

Conheça a lei 12.682/2012

Com o surgimento dos documentos eletrônicos, criou-se a expectativa de que os documentos físicos originais entraria em desuso. Isso porque, além de gastarem recursos (como papel e tinta de impressora, por exemplo), eles ocupam um espaço que poderia ser aproveitado de outras formas, além de ter o seu acesso dificultado em casos de consultas. Quando estes arquivos passam a serem produzidos em ambiente totalmente digital, as empresas economizam recursos, espaço e tempo.

Há seis anos, a Lei n°12.682/2012 decretava que a digitalização de documentos não era obrigatória. Com isso, os documentos físicos originais deveriam ser preservados.

Tal legislação gerou um impasse. Entretanto, de lá para cá houve algumas mudanças na lei.

Mudanças na lei

Em 2016, foi aprovado pelo Senado o projeto que autoriza a destruição do arquivo impresso original após a sua digitalização. Mas, para isso, é necessário respeitar os requisitos do processo visando a garantia da autenticidade e integridade da conversão do documento.

A lei de 2012 que proibia o descarte dos documentos físicos impedia que houvesse a desmaterialização dos processos. Isso por sua vez, acabava não trazendo vantagens ao procedimento de digitalização. Pois, embora a busca e acesso pelos arquivos eletrônicos se tornassem mais fáceis, ainda haveria a ocupação de espaço dos documentos físicos.

O método de digitalização deve ser aplicado em todos os órgãos federais, estaduais e municipais, instituições participantes da administração pública e até mesmo instituições privadas.

A respeito do descarte dos documentos em papel, eles deverão ser incinerados, destruídos mecanicamente ou de qualquer outra forma que garanta a sua total desintegração.

Conheça os benefícios

Além da economia na impressão, facilidade no acesso e disposição de espaço no ambiente, existem outros benefícios ao aderir à digitalização de documentos. São eles:

– Alta capacidade de armazenamento;

– Rapidez na elaboração dos arquivos;

– Transferência imediata dos dados;

– Diferente do documento físico, o documento eletrônico não sofre com a ação do tempo, logo, ele não se deteriora;

– Duplicação rápida;

– Sustentabilidade empresarial.

O processo ideal

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