Conheça o método mais eficaz para a assinatura de seus contratos

Os profissionais que trabalham com contratos, normalmente, são pessoas atarefadas que necessitam de um serviço rápido, seguro e simples. E Quando falamos em assinaturas de contratos, é sempre importante ter em mente que o processo, caso não seja bem planejado, pode custar mais dinheiro e tempo do que imaginamos.

Os problemas no momento da assinatura de um contrato podem ser ainda mais recorrentes quando o documento é assinado manualmente, ou seja, da forma convencional.

Entre os problemas gerados por contratos assinados manualmente está a falta de organização dos contratos, o que pode gerar prejuízo e desgaste desnecessário para todos os envolvidos. Houve um tempo em que a forma mais ágil de enviar um contrato era através de e-mail, mas com a era tecnológica, hoje temos meios mais simples e rápido de assinar um contrato

Os meios ultrapassados

E-mail

Como já falamos acima, o e-mail já não o melhor meio para o trâmite de um contrato, mas por quê?

Um contrato enviado por email, normalmente exige que as partes imprimam assinem, digitalize e reenvie o documento. Um processo demorado e que pode ser desestimulante, principalmente para clientes muito atarefados.

Correios

Apesar de uma prática que diminuiu bastante ao longo dos últimos anos, o envio de contrato por meio dos correios não é recomendado para quem necessita de rapidez e praticidade. Além do custo, já que esse serviço não é feito de graça, não podemos desconsiderar que o documento pode ser danificado ou extraviado, embora o risco seja pequeno.

Situação que também impede que um contrato seja concluído em tempo hábil é a demora na coleta de assinaturas que, no método convencional e por questão de segurança, precisam ser avaliadas minuciosamente e, dependendo do caso, até mesmo encaminhadas para o parecer do departamento jurídico de uma empresa. O que, sem dúvida, pode demandar até semanas.

Assinando eletronicamente

A assinatura de um documento eletrônico pode ser feito de forma rápida e intuitiva. Para isso, basta contar com uma boa plataforma e seguir os seguintes passos:

Faça primeiro o upload do documento, que pode ser um arquivo do Word, PDF ou qualquer formato comumente usado. O documento pode estar no seu próprio computador ou em outro meio de armazenamento, como uma plataforma cloud de gestão de arquivos — Google Drive, Dropbox e assim por diante.

O passo seguinte consiste em adicionar nome e endereço das pessoas que precisarão assinar o documento, além de outros destinatários que devem acompanhar o processo. Você pode até mesmo especificar a ordem em que as assinaturas devem ser realizadas!

Por fim, adicione campos (padrões ou personalizados) que deverão ser preenchidos pelos signatários, bem como tags indicativas do local da assinatura, da inclusão de iniciais ou data. Aí é só enviar o documento!

Cada destinatário receberá um link para proceder com a assinatura e, quando o processo for encerrado, o arquivo será automaticamente armazenado de forma segura e muito fácil de recuperar.

Ao receber o e-mail com o link para o documento, o destinatário deve acessar o endereço indicado para iniciar a etapa de assinatura. Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet, o que amplia a mobilidade do processo.

Com o documento aberto, basta seguir as instruções e orientações da plataforma para fazer a assinatura e concluir o procedimento. Tudo acontece com rapidez e validade legal, com as assinaturas eletrônicas e digitais sendo amplamente aceitas em transações pelo mundo inteiro.

Evite problemas na hora de assinar seu contrato e utilize seu tempo para conquistar novos clientes. Invista em uma assinatura eletrônica a acelere o trâmite de seus contratos.

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