Conheça o nosso processo de indexação de documentos digitais

Continuando a nossa série de artigos sobre o processo de digitalização da Fábricainfo, hoje iremos falar sobre a indexação de metadados e como o procedimento deve ser feito de forma correta para que atenda todas as definições do decreto 10.278/20.

O decreto 10.278/20 estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de garantir que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos e legais de sua versão física.

Já mostramos a você como é realizada a digitalização em si, o momento exato em que o documento deixa de ser físico e passa a ser digital. Agora iremos mostrar o próximo passo, a indexação de metadados.

Mas antes de mostrar o processo é necessário que você entenda o conceito e importância da indexação.

A importância da indexação

Ninguém gosta – e nem pode –  de perder tempo procurando documentos arquivados. Por isso é tão importante entender o que é indexação de documentos.

Tenha em mente que quanto mais rápida for a identificação do processo, mais eficiente será a execução das atividades. Em conjunto com a tabela de temporalidade, a indexação possibilita análise de informações documentadas ao longo do tempo de operação da empresa.

O que é indexação

Bom, este pode ser um termo novo para muitas pessoas. Porém, é um dos mais importantes quando o assunto é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Indexar é a ação que alguns sistemas realizam para deixar os arquivos “organizados através de índices”. A qual facilita o acesso rápido à informação e favorece a organização dos documentos digitais.

Ou seja, a indexação de documentos é uma das funções primordiais para a eficácia na gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, ela evita que o usuário perca tempo pesquisando em várias pastas, por algo que pode ser localizado em poucos segundos.

 

Basta digitar o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado no campo de buscas que o sistema apresentará então resultados segmentados e otimizados. O que, consequentemente, gera ganhos incríveis de produtividade na conclusão de tarefas administrativas.

Conhecendo o processo

Após as etapas de digitalização, seu documento será indexado de acordo com o planejamento fechado antes do início do processo. A indexação é realizada em duas etapas.

Na primeira é realizada a digitalização de dados de cada documento, a padronização via software de gestão da produção, e a aplicação do OCR (Optical Character Recogntion).

Já na segunda etapa, faremos a auditoria manual. Onde será feita uma verificação manual humana e em seguida a comparação individual entre a página e a indexação realizada.

Esta última tem como finalidade a qualidade da indexação, podendo a página ser reprova e refeita até atingir a qualidade esperada.

O volume de papéis utilizados como meio de circulação de informações nas empresas pode ser reduzido drasticamente com a digitalização de documentos. Porém, é importante garantir um espaço virtual seguro para armazenar os arquivos e disponibilizá-los aos integrantes da equipe de trabalho.

A conversão dos documentos impressos para o formato eletrônico promove agilidade na consulta de dados no computador e nos dispositivos móveis. Entretanto, é necessário manter os arquivos ordenados de acordo com o tipo ou assunto. Essa é uma forma de “agrupar” os processos que possuem algum grau de relação.

A importância da indexação de documentos abrange a necessidade de manter os arquivos em um software seguro e de organizá-los de forma automática. O objetivo é fazer com que os resultados de busca sejam intuitivos e apresentem os documentos que o usuário realmente quer e precisa consultar.

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