Conheça a portaria que determina a gestão eletrônica de documentos nas Instituições de ensino superior

Já falamos aqui em diversas oportunidades sobre a gestão eletrônica de documentos em diversos segmentos do mercado. Sejam empresas de qualquer porte, órgãos públicos ou instituições de ensino, todos devem seguir a tendência a adotar a tecnologia otimizar o seu tempo e melhorar o gerenciamento de seus arquivos.

Abordando diretamente o mercado de ensino, a Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 e a Portaria 315 de 04 de abril de 2018 do Ministério da Educação estabelecem algumas normas fundamentais para uma organização ideal de documentos.

No artigo de hoje vamos mostrar mais afundo as referidas portarias, saiba exatamente sobre o que ela trata e como você pode se adequar a todas as obrigações previstas.

Conheça as Portarias

A Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

O Ministério de Estado da Educação (MEC), por meio dessa portaria, estabeleceu normas e procedimentos para realização do devido tratamento arquivístico da documentação acadêmica. Isso vale para o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e para a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.

Veja abaixo alguns dos parágrafos e artigos da Portaria. São trechos que trazem informações importantes sobre essas normas que devem ser cumpridas:

  • 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.
  • 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.

  • 1º O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA).
  • 2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

Já a Portaria 315 de 04 de abril de 2018 dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. Com um fator determinante para as IES, que é o prazo final para o cumprimento da Portaria.

As instituições têm 24 meses (2020) para ter todo seu acervo acadêmico em formato digital, desde a publicação da Portaria em abril de 2018. Sob pena de penalidades previstas nos códigos legislativos.

O que fazer?

O cumprimento da portaria exige, em muitos casos, uma mudança de cultura. O que sempre foi organizado fisicamente, passará a ser gerenciado de forma eletrônica. Gerir a documentação de milhares de alunos exige profissionais capacitados e qualificados. Porém, sem os devidos recursos tecnológicos e serviços adequados, mesmo esses profissionais terão sérias dificuldades para “colocar a casa em ordem”.

Ter praticidade e agilidade nesse momento é fundamental. Organizar os documentos de maneira eficaz, realizando a correta classificação dos mesmos, é o primeiro passo. Assim todas as buscas futuras serão feitas em menos tempo e com mais precisão. A digitalização dos documentos, com a devida indexação dos arquivos e a disponibilização em meio eletrônico para consulta web também ganham muito destaque.

A microfilmagem prevista nas Portarias também garante mais segurança e garantias à preservação do acervo acadêmico. Esse serviço possibilita até mesmo substituir os arquivos físicos. Mas antes é necessário conhecer com mais detalhes o texto completo das Portarias e demais Leis complementares. Veja mais no portal do MEC.

A Fábricainfo possui um dos mais modernos sistemas de digitalização de documentos do mercado. São mais de 20 anos de experiência e contamos com especialistas em todo o processo, desde o planejamento até a entrega dos arquivos.

Em nossas mãos, seus documentos serão digitalizados por profissionais capacitados e treinados que realizam diariamente a digitalização de milhares de documentos, de órgãos públicos e empresas privadas.

Após o processo de digitalização, os seus documentos serão organizados por meio de um software de Gestão Eletrônica de Documentos que possui todas as vantagens para que você possa cumprir todas as exigências contidas na Portaria Nº 315.

Além disso, todos os equipamentos utilizados durante o processo de digitalização serão de inteira responsabilidade da Fábricainfo.

Evite multas e processos, atenda as normas exigidas pelo Ministério da Educação e adote a Gestão Eletrônica de Documentos na sua Instituição de Ensino Superior.

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