Conheça a resolução que regulamenta a digitalização de documentos relativos a operações financeiras

A resolução 4.474, de 31 de março de 2016, dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos as operações e as transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, além de estabelecer os procedimentos de descartes de suas versões físicas.

Neste artigo iremos destrinchar a resolução para que você realize o procedimento correto no momento da digitalização e gestão de documentos relativos às operações das instituições financeiras.

Procedimentos e tecnologias que devem der utilizadas

Os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização e manutenção de documentos devem assegurar alguns pontos.

Primeiramente é necessário que o processo de digitalização garanta a Integridade, autenticidade, confidencialidade e possibilidade de rastreamentos dos documentos. Além de proteger os arquivos contra o uso, alteração, reprodução e destruição não autorizada.

A resolução também estabelece que o processo de digitalização deve conter uma tecnologia que permita o rastreamento e auditoria dos procedimentos empregados.

A digitalização deve ter um padrão de qualidade que garanta a legibilidade do documento e um sistema de indexação que possibilite a localização, gerenciamento e a preservação dos documentos digitalizados.

A guarda dos documentos digitalizados

De acordo com a resolução, os documentos digitalizados e suas cópias de segurança devem ser armazenadas em local seguro, localizado no País, que permita rápido acesso para fins de consulta e restauração.

Além disso, os documentos devem ser devidamente ordenados, classificados e catalogados.

A segurança dos arquivos

O sistema deve conter um sistema de controle de acesso que garanta que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.

Os acessos ao sistema devem ser rastreáveis por meio de registro de trilha de auditoria e a concessão de autorização deve seguir o fluxo de controle da instituição.

O descarte dos documentos

A resolução permite o descarte imediato dos documentos após a digitalização, desde que cumpram algumas especificações.

Primeiramente é necessário averiguar se o descarte do documento de origem poderá́, direta ou indiretamente, impedir, prejudicar, dificultar ou mitigar, por qualquer forma, a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e dos interesses que decorram, direta ou indiretamente, do documento origem.

Caso cumprida todas as observações, o descarte é permitido e o documento digital passa a ter o mesmo valor judicial da sua versão física.

A responsabilidade pela digitalização

A resolução determina que as instituições podem contratar terceiros para a prestação do serviço de digitalização no País. Porém deixa claro que a empresa contratante é a responsável pela integridade, confiabilidade, segurança e pelo sigilo em relação à digitalização de documentos realizada por terceiros, bem como pelo cumprimento da legislação e da regulamentação relativa ao procedimento de digitalização e de descarte de documentos.

Por isso, a importância da contratação de uma empresa especializada e que cumpra todos os requisitos que constam na resolução, caso contrario, a própria instituição pode responder judicialmente por qualquer descumprimento ou erro relacionado ao processo de digitalização dos documentos.

A Fábricainfo, especialista em digitalização e gestão de documentos, possui um moderno e completo sistema de digitalização. Com 24 etapas, o nosso processo garante a sua instituição todos os pontos abordados na resolução, desde a digitalização até o descarte de documentos. Entre em contato e solicite já uma consultoria.

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