Custos causados por perdas de documentos superam o preço da digitalização

A maior parte da população ainda utiliza documentos físicos. É inevitável! Desde carteira de motorista à boletins da escola, o papel continua sendo muito usado. Contudo, quando um documento é perdido, a probabilidade de achá-lo pode ser muito pequena, gerando prejuízos. Desta forma, o artigo de hoje é baseado nos custos causados por perdas de documentos superam o preço da digitalização.

E se eu perder o documento?

Quando uma pessoa perde um documento, a primeira maneira de achá-lo é, evidentemente, procurá-lo sem parar, o que é corriqueiro. Mas se ela não obtiver êxito na busca, poderá ter grandes problemas. Com o extravio, os problemas aumentam cada vez mais, mesmo com a possibilidade de fazer uma segunda via de alguns documentos.

Muitos setores de RH de empresas, por exemplo, não aceitam documentos copiados ou não-originais. Desta forma, podemos dizer que a perda de um documento físico pode gerar enormes transtornos.

A melhor forma para que isso não gere consequências é a digitalização, uma tecnologia relativamente simples, mas às vezes usada de forma incorreta.

E se eu digitalizar?

A principal vantagem do processo de digitalização é que você não precisará se preocupar com extravio ou falsificação. Com a utilização, as pessoas, especialmente as jurídicas, terão ainda mais produtividade, pois estima-se que uma pessoa gaste aproximadamente 25% do seu tempo no trabalho procurando documentos. Uma conta simples mostra a vantagem financeira da digitalização. Além disso, ela reduz os riscos e garante a segurança dos documentos.

Outra vantagem é que um único HD, armazena-se aproximadamente cerca de cem milhões de páginas digitalizadas, enquanto um meio físico ocuparia uma sala inteira. Com a digitalização, você terá muitos benefícios tangíveis, como uma maior produtividade dos funcionários, economia de espaço e a otimização de processos. Pense nas vantagens, compare os custos e mude junto com a evolução da tecnologia.

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