Descubra alguns padrões e estratégias para um melhor gerenciamento de seus documentos

A classificação de documentos é um processo fundamental para quem deseja gerenciar de forma correta seus arquivos. A partir da classificação, seus documentos podem ser localizadas por uma simples busca por grupos ou assuntos.

O ideal é que cada empresa aplique seus próprios padrões, de acordo com os produzidos diariamente. Porém, existem algumas classificações pré-definidas que contemplam praticamente todos os tipos de informações empresariais.

Sabendo disso, decidimos mostrar alguns dos padrões mais utilizados para classificar seus documentos.

Espécie

Classificação do tipo de documento com base na origem das informações e na finalidade de uso.

Uma “Ata de Reunião”, por exemplo, registra os acordos e decisões estabelecidos para a execução do planejamento estratégico, com a definição de prazos de conclusão e a delegação de responsabilidades aos envolvidos.

Já uma “Ordem de Serviço” é um documento de origem técnica e/ou administrativa que autoriza a realização de um serviço e contém a descrição do que deve ser feito, servindo como base de dados ao prestador.

Outros exemplos de espécies de documentos: “laudos”, “petições”, “recibos”.

Gênero/formato

Representação do documento no formato impresso ou digital.

Quando a mesma informação é transmitida em formatos diferentes, é importante classificar os documentos de acordo com o tipo de conteúdo e os respectivos suportes para sua reprodução.

Os textos (impressos e digitais), gravações em áudio, vídeos, gráficos e planilhas são exemplos de gêneros/formatos de documentos.

Assunto

Dependendo do tipo do documento é fundamental classificar se o conteúdo pode ser divulgado sem restrições ou se contém informações sigilosas a serem administradas por departamentos específicos.

É por exemplo, o caso de fichas de cadastro, que registram informações confidenciais dos funcionários e clientes.

Quando o assunto de um documento for “sigiloso”, o mais indicado é sinalizar esta restrição de acesso (com uma etiqueta ou utilizando envelopes e pastas em cores exclusivas), além da escolha de um local estratégico para armazenar o documento.

Relevância

É a classificação dos documentos de acordo com o estágio de produção e/ou com a frequência de uso na execução dos processos administrativos.

Alguns tipos de documentos exigem mais tempo de pesquisa e apuração de dados para serem concluídos, bem como os que dependem de “aprovações” e/ou aguardam análise técnica/jurídica.

Para os documentos em fase de elaboração a dica é simples: inclua lembretes no próprio envelope ou pasta descrevendo o estágio do processo, as informações que ainda precisam ser incluídas e o prazo limite para concluir a elaboração dos documentos.

Os padrões acima são ideais para pequenas, medias e grandes empresas, porém, existem profissionais e softwares especialmente desenvolvidos para um melhor gerenciamento de documentos e arquivos.

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