Digitalização de documento: qual assinatura eletrônica deve ser utilizada?

O decreto 10.278/20, que permite o descarte dos documentos após digitalizados, exige que eles possuam uma assinatura eletrônica. Essa assinatura tem objetivo de garantir a autoria do processo de digitalização. Esse processo pode ser realizado pelo “possuidor” dos documentos, bem como pode ser feito por empresas especializadas que conhecem profundamente essa sistemática.

O que diz a legislação sobre assinatura eletrônica?

  • Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
  • I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

Em um determinado ponto do decreto 2.200/01, é autorizada a utilização de outras formas assinaturas eletrônicas, que não sejam emitidas pela ICP-Brasil.

  • 2o  O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Isso significa que, se for acordado entre as partes, qualquer tipo de assinatura pode ser usado e equiparado à ICP-Brasil, mesmo em entes públicos.

O decreto que regula o descarte do documento em papel deixa mais claro e explicito, que para relações entre particulares, qualquer tipo de assinatura, até mesmo por uma simples senha, pode ser utilizada, desde que em comum acordo entre as partes.

Os requisitos na digitalização entre particulares

  • Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
  • Portanto, como regra geral, a assinatura utilizada deve ser o E-CPF ou E-CNPJ, vinculada à estrutura da ICP-Brasil, mas cabe ressaltar que a mesma norma permite que outros tipos alternativos de assinatura sejam usados em qualquer caso.

Cabe ressaltar que todos os documentos devem ser assinados por quem realizou o processo de digitalização, garantindo à essa pessoa a responsabilidade pelo processo e certificando que não houve adulteração. Devido a grande responsabilidade, o processo deve ser realizado com muito cuidado, a fim de não invalidar o documento digital obtido e anular o seu valor jurídico.

Por fim, ressaltamos que os documentos devem estar sujeitos à auditoria e o processo deve estar disponível no software de gestão de documentos para verificações e conferência da assinatura.

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