Digitalização: desconstruindo os mitos

A maioria das empresas atualmente usa a digitalização como meio mais prático para transformar documentos físicos em digitais. Esta tecnologia acaba sendo uma vantagem de trabalho dessas instituições.

Mas o assunto em pauta não é sobre o benefício que as empresas têm sobre a digitalização e, sim, sobre alguns mitos desse processo. Listaremos e explicaremos alguns mitos sobre a digitalização de documentos. Confira!

A digitalização vai resolver todos os problemas de processos

É preciso que, além de digitalizar arquivos, definir as prioridades desejadas. Não adianta implantar sem um planejamento e um modelo de continuidade e qualidade dos serviços.

O necessário a se fazer é conhecer a origem informação e suas formas de ordenação e busca como, por exemplo, tipologia, temporalidade, compartilhamento, etc.

O “OCR” é um processo que permite uma busca perfeita

O “Optical Character Recognition” é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles scaneados, fotografados ou impressos. Todavia, nenhum software OCR é 100% preciso. Um dos problemas mais comuns é legibilidade de alguns caracteres. Portanto, com taxas de reconhecimento média de 80%, nem sempre é a melhor solução para suas buscas.

Somente empresas grandes fazem projetos de digitalização

Os projetos de digitalização não são somente para empresas grandes. Nos dias de hoje existem maneiras que permitem a viabilidade da digitalização também para pequenas e médias empresas. Seja ela grande ou não, é preciso que toda empresa, para manter suas informações de maneira organizadas e seguras, tenha a digitalização como tecnologia para trabalhar com documentos.

O processo de digitalização é caro

Muitos dizem que o processo de digitalização, por ser moderno, acaba tornando-se mais caro. Contudo, as pessoas não sabem que, com a digitalização, a empresa passa a dispor de mais espaço físico, menos custos com impressoras e maior agilidade no acesso às informações. Vale ressaltar também que os custos com cópias e de busca por documentos, por exemplo, serão também reduzidos, já que a versão digital é facilmente compartilhada.

O papel vai acabar

Por mais que vivamos a era da digitalização, nossas leis ainda resistem pedindo documentos em papel. Para livros ainda vivemos uma incógnita, pois no último ano tivemos o crescimento da venda de livros em papel. É certo que os arquivos físicos ocupam muito mais espaço nos acervos, mas se bem cuidados podem durar muitos anos. Já os digitais são mais simples e organizados.

Desta forma podemos dizer que é bem provável que o papel continue a dar suporte de segurança para os documentos que têm valor de prova e estão sujeitos à fiscalização, pelo menos por alguns anos.

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