Como realizar a gestão de seus documentos financeiros

A gestão de documento na maioria das empresas brasileiras ainda é um ponto a ser melhorado. A forma de arquivar seus documentosé fundamental para diminuir a perca de tempo e prejuízo financeiro.

Quando se trata de evitar prejuízos financeiros a gestão de documentos contábeis é imprescindível, o número de multas aplicadas em função de transporte, estocagem, e depósito de mercadorias sem documentação fiscal é considerável.

Para uma boa gestão é necessário conhecer os tipos de arquivos contábeis e as formas de organizá-los, evitando imprevistos.

Conhecendo os documentos

DRE

A Demonstração do Resultado do Exercício, também conhecida como DRE, é um documento contábil de demonstração cujo objetivo é detalhar a formação do resultado líquido de um exercício pela confrontação das receitas, custos e despesas de uma empresa, apuradas segundo o princípio contábil do regime de competência (receitas e despesas devem ser incluídas na operação do resultado do período em que ocorrem). Em outras palavras, uma DRE apresenta o resumo financeiro dos resultados operacionais e não operacionais de uma empresa.

Para fins legais de divulgação, ela abrange o período estabelecido como exercício financeiro, que normalmente vai de janeiro a dezembro (12 meses). Entretanto, também pode ser elaborada mensalmente para fins administrativos e trimestralmente para fins fiscais.

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é um tipo de controle da movimentação financeira em um determinado período de tempo, considerando entradas e saídas de dinheiro a partir de registros detalhados. Em uma visão diária, semanal ou mensal, ele já oferece instrumentos de verificação e análise para seus negócios.

Balanço patrimonial

O Balanço Patrimonial é um relatório contábil gerado após o registro de todas as movimentações financeiras de uma empresa em determinado período. Esses registros dos fatos contábeis são aqueles que constam no livro diário da empresa.

A gestão desses arquivos

Os exemplos acima são apenas alguns dentre a grande variedade de documentos contábeis existentes, denominada de classes, mas para uma boa gestão é necessário seguir algumas dicas.

Cada uma dessas classes deve ser protegida por pastas, contendo arquivos alinhados em ordem crescente a partir da data de emissão. No caso de documentos físicos é indicado o envoltório transparente para facilitar ainda mais a identificação.

O conhecimento dos documentos aliados com a facilidade do mundo digital e uma boa gestão de seus arquivos, são pontos fundamentais para o crescimento de seu negocio.

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