Gestão de Documentos: instituições de ensino superior podem ficar fora do mercado caso não cumpram exigências do MEC

Faltando um pouco mais de um ano para o fim do prazo estipulado pelo MEC para as Instituições de Ensino Superior (IES) atenderem aos procedimentos contidos na portaria 315 do Ministério da Educação, ainda é  pequena a movimentação  das Instituições na busca pela regularização da gestão documental de todos os arquivos envolvidos nos processos das atividades-fim.

A Portaria Nº 315 é uma atualização da Portaria Nº 22, que entrou em vigor em dezembro de 2017. Para se manterem ativas no mercado educacional, as instituições de Ensino Superior precisam estar dentro das determinações, seguindo todas as suas normas voltadas para diversos assuntos essenciais para a educação e a gestão. Sendo um dos principais objetivos dessa normativa, garantir que todas as universidades tenham um acervo acadêmico digital.

Em 2016, o Brasil representava o quinto maior mercado de ensino superior do mundo e o maior mercado de ensino superior da América Latina, com aproximadamente 8,0 milhões de matrículas de alunos, segundo dados do INEP – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas. Ainda em 2016, segundo o próprio MEC, existiam 2.364 estabelecimentos de ensino superior no Brasil. Do total de alunos matriculados em 2015, aproximadamente 75% estavam em instituições de ensino privadas. Entre 2012 e 2016, estas instituições apresentaram um crescimento de 18% no número de alunos, passando de aproximadamente 5,1 milhões de alunos em 2005 para 6,1 milhões de alunos em 2015, conforme dados do Ministério da Educação.

Com uma demanda exponencial de geração de informações, atender as obrigações legislativas ligadas à gestão documental está trazendo novos desafios às instituições de ensino privadas enraizadas em antigos sistemas e valores organizacionais. O fluxo documental gerado semestralmente é elevado, considerando que são milhares de alunos entrando e saindo todos os anos. E este enraizamento ou falta de visão global dos processos, dificulta as instituições acadêmicas de enxergarem a demanda documental produzida, além de perceberem os benefícios da gestão eletrônica destes documentos que vão além do cumprimento da Portaria do MEC nº 315, de 04 de abril de 2018. Agilidade na busca dos alunos por informações e registros pessoas é um deles. Sem falar na redução de custos com papéis e na economia de espaço físico.

Fato é que as IES precisam se apressar, não somente pelo cumprimento dos prazos do MEC, mas também para se adequarem à realidade das transformações digitais que diversos segmentos estão sofrendo. E neste contexto atual de crise, as instituições precisam ser criativas para se sustentarem, ou ficarão antiquadas em relação a legislação e, principalmente, ao mercado.

A Fábricainfo possui um dos mais modernos sistemas de digitalização de documentos do mercado. São mais de 20 anos de experiência e contamos com especialistas em todo o processo, desde o planejamento até a entrega dos arquivos.

Em nossas mãos, seus documentos serão digitalizados por profissionais capacitados e treinados que realizam diariamente a digitalização de milhares de documentos, de órgãos públicos e empresas privadas.

Após o processo de digitalização, o seus documentos serão organizados por meio de um  software de Gestão Eletrônica de Documentos que possui todas as vantagens para que você possa cumprir todas as exigências contidas na Portaria Nº 315.

Além disso, todos os equipamentos utilizados durante o processo de digitalização serão de inteira responsabilidade da Fábricainfo.

Evite multas e processos, atenda as normas exigidas pelo Ministério da Educação e adote a Gestão Eletrônica de Documentos na sua Instituição de Ensino Superior.

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