A importância da indexação no gerenciamento de documentos

A perda de tempo na procura por documentos é um dos principais problemas existentes nos departamentos que trabalham com arquivos nas empresas. Seja documentos físicos ou digitais, quanto mais rápido a localização de um determinado arquivo, melhor será a execução das tarefas.

A indexação de documentos é uma ferramenta fundamental para tornar a busca mais ágil. Porém é necessário saber a importância, como funciona e os benefícios para um bom desempenho dos serviços de seu negócio.

O que é indexar?

Fundamental nos processos de gerenciamentos de documentos, a indexação é a ação que alguns sistemas realizam para deixar os arquivos organizados através de índices, facilitando o acesso rápido a informação e a organização dos documentos digitais.

Primordial na eficácia na gestão de arquivos eletrônicos, evita que o usuário perda tempo realizando pesquisas em diversas pastas, por algo que pode ser localizado em poucos segundos.

Digitando apenas o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado,no campo de busca, já é possível se chegar ao resultado da pesquisa. O sistema irá lhe apresentar resultados segmentados e otimizados, o que consequentemente aumenta o índice de produtividade na conclusão de tarefas administrativas.

Qual a importância de indexar seus documentos?

Com a digitalização de documentos é possível diminuir drasticamente a quantidade de papeis utilizados nas empresas, porém é importante garantir um espaço virtual seguro para armazená-los sem riscos de invasão ou extravio de seus arquivos.

É necessário que haja um agrupamento dos processos que mantém alguma relação, para manter os arquivos ordenados de acordo com assuntos ou tipos.

A importância da indexação de documentos abrange a necessidade de manter os arquivos em um software seguro e de organizá-los de forma automática para que os resultados de busca sejam intuitivos e apresentem os documentos que o usuário realmente quer e precisa consultar.

A escolha do software correto

Sabendo a importância da indexação para o processo de gestão de documentos, é necessário saber qual ferramenta irá ser usada para realizá-la. A Solução GoDocs® é a mais moderna ferramenta para Gestão de Documentos do mercado. Ela inclui toda a infraestrutura que você necessita para adotar uma moderna tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos utilizando o “Cloud Computing”.

Um sistema de gerenciamento de documentos fornece a tecnologia e os métodos necessários para capturar, gerenciar, e compartilhar informações seguras dentro de umaorganização. No caso do GoDocs®, isto inclui documentos eletrônicos, imagens, processos, bem como os documentos em papel digitalizados. Praticamente qualquer formato de arquivo, eletrônico ou documento em papel convertido, pode ser gerido no âmbito do sistema de gestão documental.

Transformar a maneira como você gerencia as informações em sua organização, a partir de operações básicas, tais como busca e recuperação, até as funções de negócios mais complexas, como controle de documentos e tramitação podem ser feitas utilizando o GoDocs®

Benefícios do GoDocs®

Utilizando “a nuvem”, os usuários podem acessar de forma segura o sistema de gerenciamento de documentos em todo o mundo, através da internet. Como é totalmente Web, significa que você vai ter o seu sistema de gestão de documentos “on-line”.

  • Software usado em “cloud” ou nos servidores do cliente;
  • Check-list de documentos e processos;
  • Interligação com cartórios de RTD;
  • Assinatura eletrônica;
  • Protocolo e tramitação de documentos e processos;
  • Visualização de documentos office de forma nativa;
  • Propriedades avançadas de documentos e processos;
  • Possibilidade de comodato de equipamentos auxiliares;
  • Gestão do arquivamento físico.

Para saber mais sobre os benefícios e as funcionalidades doGoDocs® acesse www.godocs.com.br.

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