5 maiores perdas causadas por um mal gerenciamento de seus documentos

Uma boa gestão de documentos traz inúmeros benefícios para o seu negócio, em contra parte uma má gestão pode trazer muitas perdas que podem atingir diretamente os lucros e metas de sua empresa.

Com base na forma correta de gestão arquivista, listamos as principais perdas que o seu negócio pode sofrer, caso não haja uma guarda correta de seus documentos.

1. Perda de tempo

As empresas estão sempre procurando fazer mais no mesmo espaço de tempo. Elas perceberam que existem documentos que pela sua essência geram algum tipo de atividades na operação da empresa (como instruções de trabalho), ou então, uma atividade que gera um documento (ata de reunião ou relatório de auditoria), elas sentem que essa informação precisa ser rapidamente acessada e quando o documento não está em mãos no tempo certo, causa um desgaste entre pessoas e até mesmo entre as equipes que fazem sua empresa funcionar.

2. Falta de gerência

Os gestores estão o tempo todo preocupados com as práticas e padrões definidos pelas pessoas em uma organização e também comprometidos em fazerem com que as coisas andem bem o tempo todo. Imaginando que já exista um mínimo de organização em procedimentos documentados na empresa, se eles estiverem em um repositório de pastas o gerente não conseguirá relatórios sobre os documentos, controle de temporalidade, rastreabilidade de alterações e auditoria e nem mesmo conseguirá acompanhar o que os outros colaboradores produzem de conhecimento. Assim, os padrões e práticas ficam comprometidos e essa falha aparecerá nas horas mais críticas de um jeito bem desconfortável a todos.

3. Segurança

Os documentos da operação da empresa armazenados em um ambiente aberto, sem gestão, são motivos de muita preocupação. Os incidentes com dados criptografados em máquinas de usuários são muito comuns. A gestão dos documentos de forma estruturada pode resolver ou minimizar esse tipo de problema.

4. Perda de paciência

Muitas pessoas  perdem a paciência quando não encontra um documento ou ele ainda não está finalizado no prazo previsto. Os sistema de gestão existem para apoiarem na construção de um ambiente muito melhor e para que todos possam trabalhar bem. E nesse caso, a irritação não vai colaborar em nada, a resposta é trabalhar revendo seus processos e ainda utilizar uma ferramenta de gestão de documentos resolvendo o assunto de forma sistêmica. 

5. Competitividade

Empresas investem muito em serem mais ágeis, econômicas e rentáveis nos seus campos de atuação, imaginando que os documentos não fazem parte da massa mais crítica. Essa verdade aparece depois de algum tempo em que você está no mercado e o seu próprio crescimento começa a ser um problema para ser gerenciado, pois nem os documentos que você precisa estão disponíveis no tempo certo.  Não se resume apenas a documentos, é sobre reter conhecimento então se os arquivos estão bagunçados, provavelmente o conhecimento será perdido e assim perde-se competitividade, perde-se dinheiro.

A realidade é que muitas vezes a gestão de documentos não recebe a devida importância, mas é preciso está ciente de que é fundamental para o crescimento correto e prevenção de perdas em seu empreendimento

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