O que você deve saber antes de contratar uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos

Já falamos aqui diversas vezes sobre os benefícios do Gerenciamento eletrônico de documentos e o quanto esta ferramenta pode ser útil no dia a dia em sua empresa. Porém, antes de escolher a ferramenta necessária para realizar o serviço, é preciso analisar alguns pontos fundamentais para que o processo obtenha o resultado desejado.

Sabendo disso, decidimos pontuar algumas dicas de pré-contratação da ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos.

Quatro dicas para fazer a escolha

  1. Jamais selecione a ferramenta pelo preço, selecione pelas funcionalidades e compatibilidades com outros sistemas (os que você já usa) é fundamental;
  2. Não se esqueça de avaliar o suporte técnico. Um dia você precisará dele;
  3. Selecione a ferramenta que tenha assinatura eletrônica para que você utilize e otimize o processo para novos documentos;
  4. Verifique se a ferramenta possui serviços avançados – São sistemas especialmente desenvolvidos para processar elevados volumes de transações nos servidores;

Cinco dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos

  1. Tenha calma. Entre milhões de papéis, qualquer descuido pode gerar uma bagunça irrecuperável. Se o acervo está parado há tanto tempo, não apressar a implementação é a  atitude certa.
  2. Pesquise na internet os resultados em números da implementação de ferramentas de gestão eletrônica de documentos e motive a equipe. Assim você inibe a resistência;
  3. Anote os números atuais (custos) e compare, o antes e o pós-migração para o meio digital. Esse número será valioso para instigar outras migrações (para o meio digital) dentro da instituição;
  4. Saiba que fazer a migração do acervo será fácil, modificar a rotina dos profissionais na implementação de um novo processo de prontuários será um pouco mais difícil;
  5. Saiba que toda mudança gera alguma resistência, esteja preparado para isso;

 A solução ideal

Para que o processo de digitalização e Gerenciamento Eletrônico proporcione as vantagens esperadas é necessário avaliar os recursos que cada software apresenta.

A solução GoDocs para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, software pensado e desenvolvido pela Fábricainfo, contém todos os recursos necessários para que você preserve as informações de maneira eficiente.

Saiba mais sobre o GoDocs (www.godocs.com.br).

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