Os documentos digitalizados são válidos judicialmente?

Uma prática que virou comum na maioria das empresas foi o arquivamento digital, principalmente naquelas que possuem um espaço físico reduzido. Contudo, surge a dúvida: os documentos digitalizados são válidos judicialmente?

Validade jurídica dos documentos digitalizados

Passou-se a vigorar, em 2001,  a Medida Provisória 2.200 que elencava os documentos digitais considerados válidos pela legislação nacional. Segundo essa medida, somente são válidos os documentos que passam por uma certificação digital regulada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa certificação garante a segurança e a veracidade dos documentos, além de atribuir um caráter de autenticidade garantido através da criptografia. As regras de certificação digital valem para os documentos de origem digital, emitidos por este meio, como por exemplo, as notas fiscais eletrônicas.

Entretanto, a interpretação quanto à validade jurídica de documentos escaneados também se estende a outros arquivos eletrônicos. Além disso, o Código de Processo Civil Brasileiro prevê que podem ser utilizados quaisquer meios legais para provar fatos. Isso significa que documentos digitalizados podem ser empregados como prova em um processo judicial.

Lei 12.682/2012

A Lei 12.682/2012 foi criada com o objetivo de equiparar documentos digitais às suas versões físicas (originais). Ou seja, o objetivo do legislador durante a elaboração da lei foi possibilitar o descarte de documentos originais, permitindo a substituição por documentos eletrônicos. Entretanto, os artigos originais que tratavam da validade jurídica foram vetados pelo Presidente em exercício, por isso, a lei não embasa qualquer tipo de descarte de documento físico e substituição por arquivo digital.
Isso significa que não existe nenhuma lei em vigor que equipare documentos digitalizados de seus respectivos originais, mesmo que haja previsão legal do uso de informações escaneadas como forma de prova.

A validade jurídica da microfilmagem

A microfilmagem é uma hipótese de aceitação para armazenamento de documentos digitais e descarte de originais em sua versão física. Essa possibilidade está prevista em outra lei, anterior à mencionada acima. A Lei 5.433/1996, que trata especificamente da microfilmagem (processo de captação de imagem do documento por um procedimento fotográfico através de um processo analógico) garante a validade jurídica desses documentos, que podem substituir suas versões originais.

Vantagens da digitalização de documentos

Embora a validade jurídica de documentos escaneados ainda seja uma questão controversa, em razão da legislação atualmente em vigor, há outras vantagens que devem ser consideradas quando se trata da gestão digital de informações.

Algumas vantagens trazidas pela digitalização de documentos

  • Melhora na gestão do tempo dos colaboradores.
  • Facilidade na localização de informações.
  • Segurança das informações em razão da redução do risco de extravio de documentos.
  • Sustentabilidade.
  • Eficácia nas estratégias de gestão e aproveitamento das informações.
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