Previna-se contra perdas de ações trabalhistas, digitalize seu RH

As ações trabalhistas movidas contra empresas por antigos funcionários fazem parte da rotina de qualquer empreendimento, só em dezembro de 2017, foram recebidas por tribunais de justiça trabalhistas, em todo o país, 84,2 mil ações em primeira instância.

Quando o empregador recebe uma notificação judicial da Justiça do Trabalho, sua primeira ação deverá ser, antes de tudo, entregá-la a um advogado.

Essa notificação é um documento emitido pelo Poder Judiciário e contém a data de audiência e a cópia do processo judicial movido pelo empregado (Autor), descrevendo uma série de direitos que a parte considera desrespeitada pelo empregador (Réu), decorrente da relação havida entre a pessoa física e empresa.

Iniciado o processo, o poder judiciário permite que a parte contrária, denominada processualmente como a parte Ré da ação, se defenda por médio da apresentação de um documento escrito denominado “Contestação”, que deverá ser acompanhado de outras informações imprescindíveis para o esclarecimento da versão da empresa, sempre com máximo de informações a respeito do caso. É ai que o setor de recursos humanos começa a agir.

A importância de RH ser digitalizado

O setor de recursos humanos é uma parte vital de qualquer empresa, é por lá que se tem todo o controle do capital humano de um empreendimento. Diversas vezes o setor é requisitado para buscar por um documento específico, e normalmente essas buscas são em regime de urgência, mas é complicado ter agilidade em meio a um mar de documentos físicos estocados.

Uma boa gestão desses arquivos é o que pode definir uma ação trabalhista. A digitalização desses documentos é um processo simples e que pode gerar uma grande economia. Muitas das ações judiciais perdidas pelas empresas são devido à defesa não conseguir comprovar algumas informações, em um RH digitalizado é feita auditorias na documentação impedindo qualquer erro que possa futuramente prejudicar a empresa.

Defesa de mérito

Para auxiliar a defesa do Réu, este precisa comprovar a veracidade de suas alegações, ou seja, constituir o seu direito direto, conhecido como defesa de mérito. Neste momento, o Réu além de técnica processual para elaboração da sua resposta, precisa demonstrar em juízo, por meio de documentos, que as suas alegações serão comprovadas, atraindo para si a capacidade de demonstrar o que está sendo combatido, e quais as suas razões para fazê-lo.

Assim, além da respectiva resposta ao processo, necessita de anexar à defesa trabalhista os principais documentos relativos ao contrato de trabalho, disponibilizados pelas áreas de recursos humanos.

Na legislação que estabelece a documentação a ser juntada com a defesa, devendo conter o máximo de informações possíveis de modo a se permitir ao juiz avaliar quais são as alegações das partes e assim formar o seu livre convencimento, imputado ao Empregador essa obrigação, conhecidamente como ônus da prova.

Documentos indicados para defesa de mérito

  1. O contrato de trabalho firmado entre as partes;
  2. Aditivos contratuais (transferência de local, transferência de horário de trabalho, promoções e etc.);
  3. Livro ou ficha de registro de empregado;
  4. Termo de rescisão de contrato de trabalho e canhoto comprovando a entrega do Seguro Desemprego (se for o caso);
  5. Aviso Prévio;
  6. Acordos e convenção coletiva de trabalho da categoria;
  7. Recibos de pagamento de todo período reclamado, inclusive 1ª e 2ª parcela do 13º salário;
  8. Em caso de cargo comissionado ou por produção, relatório base para formação da comissão ou produção paga;
  9. Aviso e recibos de férias pagos;
  10. Cartão ponto de todo o período;
  11. Atestados médicos;
  12. Licença maternidade;
  13. Comunicação de acidente de trabalho – CAT;
  14. Advertências disciplinares, suspensões;
  15. Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho firmada com o sindicato da classe;
  16. Identificação de empregados atuais que trabalharam com o reclamante no mesmo período e setor (paradigma ou testemunha);
  17. Comprovantes de comunicação (registrado via correio) no caso de Abandono de Emprego;
  18. Outros comprovantes de descontos como grêmio, farmácia, convênios, empréstimos e etc.
  19. Documentos comprobatórios das alegações da defesa pertinentes ao esclarecimento dos fatos.

O Réu na defesa de suas pretensões necessita apresentar todos os documentos para instruir a sua defesa de modo que estes possam comprovar todas as suas alegações, ora denominadas matérias de defesa. Isto somente será possível se, desde o início da relação de trabalho, todos os atos forem devidamente documentados e corretamente armazenados.

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