Procedimento pré-digitalização: definindo o sistema informatizado de controle

Hoje começaremos uma nova série de artigos que irá abordar os procedimentos que devem ser realizados antes da digitalização de seus documentos. Antes de qualquer coisa é preciso definir qual o sistema informatizado de controle será usado para gerenciar os seus documentos eletrônicos.

O passo inicial consiste em analisar o mercado e, assim, identificar o melhor fornecedor de GED para o seu negócio. Porém, para quem não tem familiaridade com o mercado de gerenciamento eletrônico de documentos, sempre surge uma pergunta: como saber se o fornecedor é a escolha ideal para o meu empreendimento?

Como escolher o software correto de GED?

A dificuldade na escolha do sistema ideal existe porque as próprias empresas não sabem, ao certo, o que uma solução em GED pode fazer especificamente para os seus negócios.

Sabendo disso, separamos três dicas para que você escolha o software correto para gerenciar seus documentos eletrônicos.

1. Investigue a qualidade do produto oferecido

Quando os fornecedores de GED prometem algo, nada mais justo que essas promessas se materializem, não é mesmo?

Por isso, após o primeiro contato com os possíveis fornecedores, analise o que cada um tem a oferecer, cruze com as necessidades do seu negócio e faça um último exercício antes de responder a cada um deles: procure, on-line, feedbacks desses fornecedores.

2. Analise o custo/benefício

Muitos fornecedores podem cobrar um valor além dos limites do orçamento, mas não deixe que isso sirva de motivo para você explorar apenas as opções mais viáveis economicamente.

Afinal de contas, existem diversas empresas recentes, que trabalham com o fornecimento de soluções GED, cuja qualidade do serviço é inquestionável, bem como as condições atraentes para o orçamento previsto.

Isso sem falar que um sistema GED deve se adaptar às suas necessidades. O preço é fundamental, mas as boas oportunidades só aparecem, mesmo, quando há um equilíbrio com o que é oferecido.

3. Encontre um fornecedor de GED alinhado com sua empresa

De nada adianta fechar negócio com uma empresa que não compreende as urgências e necessidades do seu ramo de atuação — ou sequer faz um esforço para entendê-las.

Ao escolher o fornecedor de GED ideal, certifique-se de que os objetivos, necessidades e metas estão bem definidos e alinhados entre as partes. Os imprevistos podem surgir e tentar frustrar os seus projetos de GED, e, provavelmente, você deseja que a transição seja um sucesso do início ao fim, certo?

Para definir isso, logo de cara, uma boa pesquisa sobre os diferenciais da empresa, sua missão e valores e o histórico ajudam a traduzir bem tudo o que você precisa saber em um primeiro contato com o fornecedor de GED.

Conheça a solução GoDocs

A Solução GoDocs é a mais moderna ferramenta para Gestão de Documentos do mercado. Ela inclui toda a infraestrutura que você necessita para adotar uma moderna tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos utilizando o “Cloud Computing”.

Um sistema de gerenciamento de documentos fornece a tecnologia e os métodos necessários para capturar, gerenciar, e compartilhar informações seguras dentro de uma organização. No caso do GoDocs, isto inclui documentos eletrônicos, imagens, processos, bem como os documentos em papéis digitalizados. Praticamente qualquer formato de arquivo, eletrônico ou documento em papel convertido, pode ser gerido no âmbito do sistema de gestão documental.

Transformar a maneira como você gerencia as informações em sua organização, a partir de operações básicas, tais como busca e recuperação, até as funções de negócios mais complexas, como controle de documentos e tramitação podem ser feitas utilizando o GoDocs.

Benefícios do GoDocs

Utilizando “a nuvem”, os usuários podem acessar de forma segura o sistema de gerenciamento de documentos em todo o mundo, através da internet. Como é totalmente Web, significa que você vai ter o seu sistema de gestão de documentos “on-line”.

  • Software usado em “cloud” ou nos servidores do cliente;
  • Checklist de documentos e processos;
  • Assinatura eletrônica;
  • Protocolo e tramitação de documentos e processos;
  • Visualização de documentos office de forma nativa;
  • Propriedades avançadas de documentos e processos;
  • Possibilidade de comodato de equipamentos auxiliares;
  • Dentre outros.

O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GoDocs atende integralmente a todas as exigências do decreto 10.278/20, que regulamenta as regras para descarte de documentos após a digitalização. Dessa forma, além de gerenciar seus documentos eletrônicos, nosso software permite os descartes de suas versões físicas. Seja digital, solicite já uma consultaria de um de nossos especialistas.

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