Saiba como eliminar de forma definitiva os papeis de sua empresa

Conheça as exigências e técnica, exigidas por lei, para que você se livre de vez das papeladas em sua empresa.

No dia 19 de março de 2020, foi publicada uma legislação que, enfim, permite que os documentos, depois de escaneados e seguidos alguns procedimentos técnicos, sejam eliminados. É isso mesmo, já podemos eliminar toda aquela papelada!

O Decreto Federal nº 10.278, que regulamenta a Lei nº 13.874/2019 e a Lei nº 12.682/2012, estabelece as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Isso significa que o documento digital, originado daquele em papel, terá o mesmo valor legal da sua versão física.

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico, para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoas jurídicas, pessoas físicas e órgãos públicos, deverá obedecer a alguns critérios.

  • Seguir os padrões técnicos mínimos de qualidade previstos para digitalização;
  • Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização, ou em alguns casos, qualquer tipo de assinatura convencionada entre as partes;
  • Deve permitir a auditoria do processo de digitalização adotado;
  • Proteger o documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizada
  • Ter um mecanismo que garanta a integridade do arquivo digital;
  • Conter, no mínimo, os metadados especificados para permitir uma efetiva busca do documento e seu gerenciamento eletrônico;
  • Os dados e documentos devem estar um padrão aberto de mercado, permitindo o intercâmbio entre sistemas;
  • Possuir um software de recuperação desses arquivos e informações.

O processo de digitalização poderá ser realizado pelo “dono” do documento físico ou por terceiros, sendo que cabe ao possuidor a responsabilidade pela conformidade do processo de digitalização e perante à justiça. Por isso, é tão importante escolher uma empresa de digitalização dos seus documentos com experiência e confiável.

Após o processo de digitalização realizado de acordo com o decreto, o documento físico poderá ser descartado, com exceção daqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.

Finalmente, cabe lembrar que o documento digital deverá ser guardado pelo mesmo prazo legal do documento físico a que se refere.

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