Saiba como garantir a integridade de um documento digitalizado

A geração de novos documentos no âmbito digital é resultado de um processo de informatização das empresas nos dias atuais. Porém, sabemos que fraudes nesse ambiente digital tem se tornado cada vez mais comum. Sabendo disso, é crucial que você saiba como garantir a integridade e autenticidade de seus arquivos digitais.

Saiba quais as exigências legais para que seus documentos tenham validade jurídica, autenticidade, integridade e seja considerado um documento original.

O que é necessário para considerar um documento digital original?

Quando se trata de um documento físico, os meios de comprovação da sua originalidade são assinaturas, carimbos e selos de autenticação. Mas quando se trata de um documento digital, como podemos comprovar sua originalidade?

No meio eletrônico digital, a certificação se dar por meio da comprovação da autenticidade e integridade do arquivo, que por sua vez é possível através da assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica é uma chave, um código, único e criptografado que virtualmente substitui sua assinatura à mão ou suas digitais.

Para obter a assinatura, é preciso antes tirar a certificação digital. Esta certificação é regulada e ofertada pelas instituições que possuem licença e poder jurídico para tanto. São as chamadas Autoridades Certificadoras (AC).

Entretanto, segundo a MP 2200-1, de 27 de julho de 2001, qualquer assinatura eletrônica, desde que admitida pelas partes como válida ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, são consideradas provas de autenticidade e integridade do documento eletrônico ao qual se refere.

Autenticidade dos documentos digitais

A autenticidade de um documento diz respeito à veracidade de seu conteúdo. Se o que ele contém é de fato completamente compatível com a verdade. De acordo com a ICP-Brasil, o documento autêntico é o que informa verdadeiramente o que deve informar, sem violação ou corrupção de seus dados ou falsidade ideológica.

Integridade dos documentos digitais

Por sua vez, a integridade se refere à preservação das informações produzidas no ato da geração do documento, isto é, trata-se da garantia de que o documento permanece o mesmo e não sofreu alterações. Conforme definição do ICP-Brasil, é a “Garantia oferecida ao usuário de que documento eletrônico, mensagem ou conjunto de dados não foi alterada, nem intencionalmente, nem acidentalmente por pessoas não autorizadas durante sua transferência entre sistemas ou computadores.”

É por meio da assinatura eletrônica que se reconhece e se garante a legitimidade e a originalidade de um documento que foi já criado em meio eletrônico.

A solução ideial

A Fábricainfo possui um moderno sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que conta com todo processo, desde a digitalização de documentos físicos, passando pela sua gestão eletrônica e finalizando com a sua assinatura eletrônica que atende a todos os padrões previstos em lei que garantem a integridade e autenticidade dos documentos digitais.

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