Saiba como gerenciar seus documentos empresariais de forma inteligente

Graças à tecnologia, o mundo das informações empresariais tem se alterado drasticamente. Mesmo que hoje exista inúmeros formatos e ferramentas para elaborar e armazenar informação, é comum não sabermos exatamente onde procurar um determinado documento na hora que necessitamos dele. Isso porque a gestão de documentos empresariais não depende apenas do arquivamento dos dados, mas também de outras etapas que geralmente são ignoradas.

E-mails, conteúdos da internet e até os arquivos Office, produzidos no dia-a-dia, são considerados documentos não estruturados. O desperdício e mau uso desses ativos digitais devem ser combatidos da mesma forma que combatemos o mau uso de qualquer outro recurso.

Porém, esse combate deve ser focado em ações práticas: criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais. Afinal, como extrair o valor de uma informação sem possuir o controle total sobre esta?

A falta de controle das informações corporativas podem acarretar em aumento de custos e baixa produtividade. As organizações que não armazenam documentos jurídicos, por exemplo, de forma a seguir as recomendações judiciais, estão sempre correndo risco de sofrerem com auditorias externas e serem penalizadas com multas. Boas práticas e uma solução estruturada podem trazer economia não só de tempo e energia, mas também financeira.

Outro benefício que um gerenciamento inteligente de documentos traz é o máximo aproveitamento dos conhecimentos dos colaboradores – mesmo quando estes se tornam ex-colaboradores. O registro correto e inteligente do conhecimento humano faz com que a rotatividade de funcionários não cause o desperdício de informações. As empresas que se preocupam com isso e conseguem capturar e manter o conhecimento de ex-funcionários levam considerável vantagem competitiva sobre as demais. Para isso, é fundamental estabelecer um procedimento padrão para o armazenamento de documentos físicos: a digitalização destes e o armazenamento em nuvem são as práticas mais recomendadas, já que são ações preventivas aos riscos existentes no acúmulo de grandes arquivos de documentos físicos.

A Solução

Um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é o mais indicado para gerenciar o ciclo de vida dos conteúdos por completo. Com tanto arquivo e dado, é difícil também controlar corretamente o tempo de vida útil dos documentos, ou seja, a quantidade de meses ou anos em que um documento precisa ser armazenado. Um software preparado para esse gerenciamento propicia que o acesso às informações possa ser também predefinido, trazendo aos usuários ainda mais facilidade na busca por documentos antigos e ganhos em confidencialidade de informações.

Conheça o GoDocs®

A Solução GoDocs® é a mais moderna ferramenta para Gestão de Documentos do mercado. Ela inclui toda a infraestrutura que você necessita para adotar uma moderna tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos utilizando o “CloudComputing”.

 

Um sistema de gerenciamento de documentos fornece a tecnologia e os métodos necessários para capturar, gerenciar, e compartilhar informações seguras dentro de uma organização. No caso do GoDocs®, isto inclui documentos eletrônicos, imagens, processos, bem como os documentos em papel digitalizados. Praticamente qualquer formato de arquivo, eletrônico ou documento em papel convertido, pode ser gerido no âmbito do sistema de gestão documental.

 

Transformar a maneira como você gerencia as informações em sua organização, a partir de operações básicas, tais como busca e recuperação, até as funções de negócios mais complexas, como controle de documentos e tramitação podem ser feitas utilizando o GoDocs®.

 

Conheça o GoDocs® clicando nesse link.

Posted in Artigos

Não perca mais nenhum post!

Assine nosso blog e receba novos posts diretamente em seu e-mail.