A tecnologia no gerenciamento de documentos escolares

Os registros documentais sobre a vida escolar são de extrema importância para que o aluno possa dar continuidade aos estudos, como por exemplo, o ingresso em uma Instituição de ensino superior. Além disso, o gerenciamento correto de documentos escolares é fundamental para manter a organização administrativa das escolas.

No artigo de hoje, mostraremos como o uso da tecnologia pode ser uma grande aliada no gerenciamento de documentos escolares.

Os tipos de documentos sobre a vida escolar

Não há uma legislação específica que estabeleça o tempo exato que cada documento deve permanecer armazenado, porém, é de inteira responsabilidade da instituição a guarda e gerenciamento de documentos escolares.

Devido a falta de normas específicas em relação ao tempo de armazenamento, recomenda-se o uso da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que os classifica em Documentos de Guarda Permanente e Guarda Temporária.

Documentos de guarda permanente

Documentos de guarda permanente devem ser arquivados por, no mínimo, 50 anos. Isso se deve ao fato de muitas pessoas iniciarem sua vida acadêmica já adultos, por volta dos 40 anos. Veja:’

  • Matriz Curricular e exemplar de cada alteração;
  • Livro de visitas de Autoridades Educacionais;
  • Registro de Diplomas e Certificados;
  • Registro de Avaliações Finais;
  • Registro de Matrículas;
  • Autorização de funcionamento da escola;
  • Publicação em diário oficial dos atos da escola;
  • Atas em geral

 

Documentos de guarda temporária

Esses documentos devem ser guardados por 5 anos, tempo de duração do contrato ou, ainda, pelos prazos estipulados nas regulamentações. Antes do descarte, é importante que seja feita uma ata constando os dados principais desses documentos. São eles:

  • Regimento Interno;
  • Diário de Classe;
  • Plano Escolar;
  • Calendário Escolar;
  • Guias, atestados e declarações em geral.

Use a tecnologia para gerenciar seus documentos escolares

Durante um único ano, são realizadas centenas de matrículas e inúmeros alunos encerram seus ciclos e se formam. Devido a isso, a escola deve ter total controle sobre a documentação referente a cada processo.

Manter esses documentos em formato físicos, demanda um grande espaço para o armazenamento de papéis, além de pôr seus arquivos em risco de degradação em decorrência do tempo ou adversidades, como incêndios ou enchentes.

Utilizar um software de gerenciamento eletrônico de documentos é a solução ideal para a migração de seus documentos físicos para o ambiente digital. Com o produto correto, seus documentos serão digitalizados e organizado de maneira rápida e simples, sem burocracia.

Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos

 Software capazes de gerenciar seus documentos, físicos e eletrônicos, se utilizado de forma correta, podem gerar uma economia significativa para sua escola.

Com a ferramenta certa, você pode organizar seus documentos por tipo, data e outras classificações. Dessa forma, qualquer arquivo estar a um click de você, otimizando o tempo dos seus funcionários.

O colaborador de um determinado setor só terá acesso aos arquivos de sua competência, isso porque um software de gestão de documentos conta com sistema de credenciais, onde é permitido configurar quem tem acesso a cada tipo de documento, protegendo seus arquivos de perda ou extravio.

A Fábricainfo possui um dos mais modernos sistemas de digitalização de documentos do mercado. São mais de 20 anos de experiência e contamos com especialistas em todo o processo, desde o planejamento até a entrega dos arquivos.

Em nossas mãos, seus documentos serão digitalizados por profissionais capacitados e treinados que realizam diariamente a digitalização de milhares de documentos, de órgãos públicos e empresas privadas.

Além disso, todos os equipamentos utilizados durante o processo de digitalização serão de inteira responsabilidade da Fábricainfo.

Melhores a qualidade administrativa da sua escola, adote a gestão eletrônica de documentos.

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