Gerenciamento de documentos: saiba mais sobre os tipos de arquivos

Na rotina de trabalho, é comum nos depararmos com diversos tipos de arquivos, alguns podem ou não ter valor documental, fiscal e histórico. Por isso é preciso conhecer e saber da importância de cada tipo de arquivo.

Especialista e referência em gestão documental, decidimos falar um pouco mais sobre cada tipo de arquivo, visando a facilitação da gestão eletrônica de documentos.

Os tipos de arquivos e suas diferenças

A primeira coisa que você deve ter em mente é que existem arquivos físicos e digitais. Os arquivos físicos são aqueles organizados em pastas, que são guardados em gavetas e armários, impressos em papel.

Já os arquivos digitais são aqueles que são gerados em computador e ficam arquivados em dispositivos como tablets, celulares e etc.

Além dos tipos de arquivos, você deve saber que existem classificações que indicam a frequência de uso dos arquivos.

Arquivo ativo

O arquivo ativo é aquele que é acessado com frequência, por isso, deve sempre estar em um local de fácil acesso e visibilidade.

O arquivo ativo se mantém inconclusivo. Ele pode ser alterado, alimentado e modificado a qualquer momento.

Arquivo inativo

O Arquivo inativo é acessado esporadicamente, não é alimentado e não é usado para consulta com frequência. São arquivos que ainda possuem importância, porém o uso é muito pontual.

Arquivo morto

Já o arquivo morto são arquivos importantes, que possuem uma significância e relevância com finalidade documental, mas que já não são consultados, ou mesmo modificados.

Saiba mais sobre as extinções dos arquivos digitais

Os tipos de arquivos digitais variam bastante de acordo com suas extensões.

Alguns dos tipos mais comuns:

  • PSD: gerado pelo Photoshop;
  • CDR: gerado pelo Corel Draw;
  • XML: arquivo gerado para documentos usados na internet;
  • SQL: arquivo específico para administração e dados;
  • TXT e WORD: arquivos de texto;
  • EXE: arquivo de execução;
  • ZIP e RAR: arquivos compactados;
  • JPG e PNG: arquivos de imagens

Otimize o gerenciamento dos arquivos

Além de conhecer os tipos de arquivos, é necessário saber gerenciar as informações, dessa forma conseguindo mais efetividade na rotina administrativa da sua empresa.

Uma empresa especializada é capaz de organizar e agrupar de forma clara e objetiva suas informações.

O acesso rápido aos diferentes arquivos trará maior agilidade para as tarefas rotineiras. É fundamental que você saiba onde encontrar aqueles que mais utiliza, e também aqueles que são acessados esporadicamente.

A Fábricainfo, há mais de 20 anos no mercado, é especialista em gestão arquivista e documentos eletrônicos. Solicita já uma consultoria.

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