O mundo corporativo conta com demandas de gestão em todos os setores. Se fizermos um recorte que considere só a realidade do setor de Departamento Pessoal (DP), veremos que a gestão de documentos é uma das frentes que precisam de atenção.
Contar um sistema de organização dos documentos, é de grande importância para definir como toda a documentação deve ser administrada e ter uma equipe mais produtiva e engajada com isso.
Segundo a Fortune Business Insights, o mercado global de gestão de documentos só tende a crescer. Dados apontam que esse mercado pode atingir até US$16,42 bilhões até 2029, se tornando uma forte tendência entre empresas do setor privado e público.
Neste conteúdo, iremos explicar o que é gestão de documentos, os benefícios para a empresa e como fazê-la de forma eficaz. Boa leitura!
O que é uma gestão de documentos?
A gestão de documentos são boas práticas como uma organização que gerencia, armazena, protege, rastreia e controla os documentos.
Usando o setor de DP como exemplo, a gestão compreende a organização dos contratos, guias de impostos, folhas de ponto e pagamento, entre outros documentos.
A gestão não é realizada apenas com a organização de documentos físicos ou digitais, mas também com a implementação de sistemas para assegurar a segurança, a integridade e a acessibilidade dos arquivos.
Porém, cada empresa terá essa organização à sua própria maneira, podendo escolher entre uma gestão digital ou física. Mas é importante que a gestão considere cada tipo de documento e suas especificidades de manuseio.
Por que é importante fazer gestão de documentos?
Cada setor de uma organização lida com um alto volume de documentos importantes para a empresa, lembrando que cada um deve ser encontrado quando há necessidade de consulta ou alteração.
Em resumo, a importância está em facilitar a rotina e ajudar a torná-la mais produtiva, além de assegurar que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.
Além disso, uma boa gestão assegura que o DP encontre todas as informações que precisa no momento em que necessitar lidar com perdas, extravios e atrasos, que podem ser causados por qualquer tipo de problema com os documentos.
A disponibilidade das informações também pode auxiliar o setor quando tiver que conferir o cumprimento de obrigações acessórias e que a empresa consiga apresentar dados solicitados por fiscais ou juízes.
Quais os benefícios de uma boa gestão de documentos?
Vendo a importância que uma gestão de documentos pode trazer para a sua empresa, agora iremos ver os benefícios que ela traz para toda a empresa. Confira!
- Eficiência e produtividade: a gestão ajuda na redução do tempo gasto na recuperação de documentos. Com uma boa organização, os seus funcionários podem se concentrar em outras atividades que podem agregar valor à empresa.
- Segurança e conformidade (LGPD): gerir os documentos é essencial para cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e para proteger informações sensíveis para evitar penalidades legais por não conformidade.
- Redução de custos: a redução de custos de papel, espaço físico para armazenamento e recuperação rápida de documentos, são apenas alguns dos fatores que uma boa gestão de documentos pode ajudar no corte de gastos.
- Acesso e colaboração: com os documentos bem geridos, o compartilhamento entre os departamentos e colaboradores tornam-se mais ágil, facilitando a colaboração e tornando a comunicação interna mais eficiente.
- Padronização dos processos: a padronização pode garantir que o armazenamento correto e a facilidade de identificação, torne os processos mais ágeis e melhores. Isso favorece a relação com os colaboradores e ajuda a fortalecer a imagem da empresa.
Quais os desafios de fazer a gestão dos documentos?
Apesar de existirem diversos benefícios, empresas de todos os portes enfrentam alguns desafios na gestão dos documentos. São eles:
- segurança da informação: a proteção contra vazamentos de dados e o controle de acesso, podem ser preocupações constantes. Mas é possível lidar com isso por meio do uso de chaves e controle dos documentos, sejam físicos ou digitais.
- legislação vigente: estar em conformidade com a LGPD e manter os documentos em sigilo, pode ser um desafio, pois a violação da privacidade de funcionários pode levar ao pagamento de multas, por exemplo.
- volume de documentos: é comum que o volume de documentos cresça exponencialmente e se não for gerido corretamente, pode se tornar incontrolável e prejudicar os processos da empresa.
- integração de sistemas: a capacidade de integrar novas ferramentas de gestão de documentos com sistemas já em uso é frequentemente um obstáculo tecnológico.
- categorização de documentos: a falta de um sistema pode acarretar na dificuldade de categorizar os documentos. Essa tarefa pode ser complexa, porém necessária para a gestão.
Quais são os 4 passos da gestão de documentos?
Se falamos sobre os desafios, agora podemos abordar sobre alguns passos que podem te ajudar a vencê-los e fazer uma boa gestão eficiente de documentos. Veja a seguir!
Passo 1: estabeleça as políticas claras de gestão dos documentos e siga-as rigorosamente.
Passo 2: invista em ferramentas e softwares que ofereçam soluções escaláveis e seguras para o gerenciamento dos documentos.
Passo 3: invista em capacitação dos colaboradores com treinamentos para a utilização das ferramentas e compreensão da importância da gestão de documentos.
Passo 4: revise e atualize as suas práticas regularmente, a fim de garantir a conformidade e a eficiência contínuas.
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Gestão de documentos: como a Fábrica Info pode ajudar as empresas?
Em resumo, a gestão de documentos pode ser desafiadora, porém ela é necessária para que a empresa cumpra com as suas obrigações e regras da LGPD e também tenha processos mais ágeis e eficazes na organização de documentos importantes.
A Fábrica Info oferece soluções completas de gestão dos documentos com tecnologia inovadora que auxilia na digitalização e armazenamento de documentos com total sigilo e proteção, para garantir fácil acesso e preservação dos dados da sua empresa.
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